会議室づくりのポイントは？おすすめのオフィス家具や事例も紹介
こんにちは！
大阪府大阪市を中心にオフィス環境づくりを支援している大阪オフィス内装工事.comです。
今回は、大阪市にある企業様の会議室づくりのため、新規オフィス家具を搬入するお手伝いをしました。
会議室づくりをする上で、どのような設備やレイアウトが求められるのでしょうか。この記事では、今回の会議室づくりの導入事例紹介や、会議室づくりをする上で必要なオフィス設備、会議室づくりのポイント、おすすめの会議室で活用できるオフィス家具を紹介しています。
これからオフィスの会議室づくりをする場合や、既存の会議室のレイアウト変更を検討されている場合は、ぜひ参考にしてください。
木目調×ブラックのオフィス家具で統一感のある会議室づくり
今回は、テーブルとチェア、キャビネットの搬入のお手伝いをしました。床を傷つけないようしっかりと養生を敷いて、会議室まで運びます。テーブルはすぐに使用できるよう、丁寧に組み立てます。
きれいな木目調の面とブラックの枠組みのデスクとチェアで、スタイリッシュなデスク環境ができました。会議用のテーブルは、パソコンなどが使いやすいようケーブルソケット付きのものを導入。1人用のデスク環境も木目調×ブラックのデザインのオフィス家具を使用し、全体に統一感を持たせます。
多様な用途を兼ね備えるオフィスにするため、2人用のデスク環境も導入。また、大きなキャビネットも統一感のあるデザインのものを導入し、デザイン性の高い会議室に仕上がりました。
会議室に必要なオフィス設備
会議室をつくる上で、どのような設備が求められるのでしょうか。ここでは、会議室に必要なオフィス設備を解説します。
デスク・チェア
打ち合わせや、報告、プレゼンなどでも活用する会議室に設置するオフィス家具として、デスクやチェアは必須アイテムです。会議室の規模や広さ、用途に合わせてデスクの大きさやチェアを用意するとよいでしょう。長時間の会議にも対応できるよう、デスクは今回の導入事例のように、ケーブルソケット付きのものを用意すると便利です。また、大きな会議室ではプレゼンをしたり、発表をするシチュエーションもあります。そのため、立ったり座ったりを繰り返しやすいよう、キャスター付きのチェアを導入すると使いやすいでしょう。
ホワイトボード
会議室の必需品としてホワイトボードが挙げられます。会議で出したアイディアや、改善点などホワイトボードに書き出しをしてまとめるために活用されます。最近では、マーカーの補充が要らず、ワンタッチで消すことができる電子ホワイトボードが人気です。小さめのものを1つだけでも用意しておくと、重宝されます。
プロジェクター・大型モニター
会議で必要な資料を投影するための、プロジェクターや大型モニターも会議室にはマストアイテムです。大会議室など、広い会議室には多くの人が集まるため、プロジェクターの導入が必要ですが、小規模な会議室ではモニターを活用することが一般的です。会議室の規模によって、モニターの大きさを選択するとよいでしょう。
レーザーポインタ
大きな会議室で、大きなプロジェクターに資料を投影して、プレゼンや社内研修などを実施する際、レーザーポインタがあると楽に説明ができます。1つあると便利なので、プロジェクターを導入する場合は、併せて用意すると活用できます。
電源タップ・ポータブルバッテリー
大人数で会議をする場合、パソコンを複数台使うことがあるため、電源タップが必要です。また、広い会議室をつくる場合は、コンセントから離れた位置でパソコンやモニターを使用することもあるため、ポータブルバッテリーを用意するとよいでしょう。
マイク・アンプ・音響設備
社内セミナーや大人数で研修を実施する場合に、発言者の声が全体に聞こえるようにマイクやアップなどの音響設備が必要です。セミナーや研修以外でも、オンライン会議を行う際、会議室全体に相手側の声を届けたい場合に、音声ケーブルやスピーカーを使うと役立ちます。
会議室づくりのポイント
ここでは、快適な会議室づくりをする上で、注意しておきたいポイントや気を付けたいポイントを解説します。
従業員が集まりやすく会議がしやすい場所につくろう
普段、業務をおこなうワークスペースから離れた場所に会議室をつくると利用しづらいと感じてしまう恐れがあります。とはいえ、ワークスペースと隣接していると、会議がしづらいケースもあるため、従業員が集まりやすく会議がしやすい場所を選びましょう。また、エントランス近くなど、社外からの来訪者の出入りも多い場所につくると、会議中の機密情報が聞こえてしまう可能性があります。情報漏洩にならないような場所に会議室をつくることも大切です。
従業員人数と用途に合わせたレイアウトにしよう
会議室を利用する従業員人数や利用の用途によって、会議室の最適な面積や必要な設備が異なります。会議室に必要な一人当たりの面積は2～3㎡が目安と言われていますが、オフィス面積が足りない場合なども、設置するオフィス家具を工夫することで、快適な会議室づくりができます。また、会議1on1や1対1のオンラインミーティングを行う場合は、1～2人分のスペースで、設備もインターネット環境や電源があれば十分ですが、進捗報告やプロジェクト会議などは、15～20人ほど入室できる広さで、モニターやホワイトボードなどの設備が整った会議室が必要です。また、研修やセミナーなどを行う際は、社内の従業員全員が集まれるような広い会議室をつくるとよいでしょう。またモニターだけでなく、プロジェクターや音響設備があると最適です。
騒音対策・防音対策をしよう
エントランス付近に会議室をつくらないことも重要ですが、機密情報を話すことが多い会議室の間仕切り壁やパーテーションは、防音対策を必ずしましょう。壁に吸音材や吸音パネルを貼るとさらに防音効果が上がります。また、オフィス外の騒音が会議中に聞こえると、集中できない可能性があります。そのため、会議室を使用中に窓を開けずに空気を換気できる設備や、空気清浄機などを設置するとよいでしょう。
会議室の7種のレイアウト
会議室に必要なデスクやチェアを並べるレイアウトには、基本的に7種類のレイアウトがあります。7種の会議室レイアウトの種類と特徴を解説しますので、会議室のデスク選びやレイアウトの参考にしてください。
口の字形式
口の字形式のレイアウトは、横長のテーブルを漢字の「口」の字のように、囲ってつくるレイアウトです。適度な距離を保って会議することができ、参加者の顔が見えやすいことが特徴です。会議室が狭い場合は、口の字の中央を狭めると、スペースを有効活用できます。
コの字形式
コの字形式のレイアウトは、カタカナの「コ」の字のように横長のテーブルを並べるレイアウトです。口の字形式との違いは、モニター側のテーブルは設置せず、投影資料を見やすくするレイアウトです。そのため、進捗会議や業務報告、プレゼンなどに向いているレイアウトです。
島型形式
島型形式のレイアウトは、会議室に4～8人掛け程度の複数のテーブルを配置するスタイルで、少人数グループに分かれて議論や作業を行う場合に適しています。グループディスカッションや作品制作などで活用されることが多く、少人数で行うため、一人ひとりが発言しやすい会議室づくりができます。
対面形式
対面形式のレイアウトは、横長のテーブルを挟み、2つのチームが向かい合って座るスタイルです。10人未満程度の小規模な会議で有効に活用でき、社内の部署ごとの議論や取引先との商談などに向いています。
スクール形式
スクール形式のレイアウトは。すべての机と椅子が正面の方向に向いて配置されたレイアウトです。セミナーや研修、勉強会などで活用されますが、参加者同士の議論には向いていません。授業のようなスタイルで集中しやすく、話し手は参加者の表情を見て
シアター形式
シアター形式のレイアウトは、スクール形式同様にすべての座席を正面に向けるスタイルですが、机を並べないため、省スペースでも実施しやすいのが特徴です。入社式や発表会、講習会などで採用されることが多いレイアウトです。
正餐（せいさん）形式
正餐形式のレイアウトは、円卓を配置して座席を取り囲むレイアウトです。結婚披露宴やパーティーで使用されることが多いレイアウトですが、ビジネスでは、食事を伴う会合や、飲食しながらリラックスして打ち合わせをするときに最適です。
会議室におすすめのオフィス家具紹介
コクヨ「Saterite（サテリテ）」
コクヨのオフィスチェア「Saterite（サテリテ）」は、回転脚タイプ・カンチレバー脚タイプ・キャスタータイプと脚の種類が豊富で、目的に合わせたオフィスチェア選びをしやすいのが特徴です。姿勢が変化しても大腿部を圧迫しないシンクロロッキング機能で、自然な座り心地で会議を進行できます。
オカムラ「Contessa Ⅱ（コンテッサ セコンダ）」
世界クラスの強度と耐久性を誇るオカムラのオフィスチェア「Contessa Ⅱ（コンテッサ セコンダ）」は、体格が大きな人でも十分に愛用できるグローバル強度基準「BIFMA X5.1-2017」を取得。スタイリッシュなデザインが人気ですが、背フレームの薄さと、座面のクッション性などを追求し、座り心地も抜群です。長時間の会議にピッタリのオフィスチェアです。
コクヨ「AIRTRIEVE（エアトリーブ）」
議論をする場で気になるのが、会話中の飛沫です。コクヨのミーティング用デスク「AIRTRIEVE（エアトリーブ）」は、天板中央の吸入口から毎分15㎥（ユニット1台あたり）の空気を吸引し、毎秒2.5メートルの風の流れを発生させて、会話中の飛沫や呼気を吸い込み、飛沫の拡散を防いでくれます。
オカムラ「PRECEDE（プリシード）」
広く使えてぬくもりある木目調の天板が特徴のオカムラ「PRECEDE（プリシード）」は、どんなビジネスのシチュエーションでも活躍します。ミーティングテーブル用のデスクの場合は、ボックス配線やライン配線の選択肢もあり、ごちゃごちゃと配線が見えないように工夫されています。
最先端ミーティングボードMAXHUB「All in One Meeting Board」
モニターや電子ボードとしての役割など、オンライン会議で必要な機能をすべてを集約した最新型のミーティングボードであるMAXHUB（マックスハブ）「All in One Meeting Board（オールインワンミーティングボード）」。パソコンと連動させて資料投影はもちろん可能で、意見をまとめるための電子ホワイトボードの役割、WEBカメラ、マイク、スピーカーなどの役割がすべて揃った優れものです。
MAXHUB「All in One Meeting Board」の特徴やメリットをまとめたこちらの記事も合わせて参考にしてください。
オンライン会議に最適ワークブース「WORKPOD FLEX（ワークポッド フレックス）」
取引先とのオンライン打合せや、社内オンラインミーティングを行う場合、周囲の音を拾ってうまく会議が行えない可能性があります。このような時に便利なのが、ワークブースです。コクヨが販売する「WORKPOD FLEX（ワークポッド フレックス）」は、40秒に1回、中の換気を自動で行う換気機能があり、1～4人用までのワークブースがあります。また、カラーバリエーションの展開も多いため、オフィスに合わせた空間づくりが可能です。
コクヨ「WORKPOD FLEX」の特徴や導入事例を紹介したこちらの記事も合わせて参考にしてください。
工事不要・六角形大型ワークブース「ADDCELL Hexa（アドセルヘキサ）」
イトーキが展開する大型ワークブース「ADDCELL Hexa（アドセルヘキサ）」は、これまでにない六角形のワークブースで、少人数の会議や集中して業務がしたい場合の集中ブースとしても活用できます。中のレイアウトは、「ラウンジタイプ（ローソファ）」、「ラウンジタイプ（ハイシート）」、対面着座型の「テーブルタイプ」、使い勝手に合わせて内部の什器をアレンジできる「ブランクタイプ」の全4種から、働き方に合わせてカスタマイズできます。
オフィスの会議室づくりは私たちにおまかせください
会議室をつくる際には、従業員が集まりやすく会議がしやすい場所を選び、従業員人数や用途に合わせたレイアウトにすることが重要です。また、機密情報を話すことが多い会議室の防音対策は、必ずすべきと言っても過言ではありません。
現状の会議室のレイアウトに不満がある場合や、これから会議室をつくろうと検討している場合は、ぜひ本記事を参考にしてください。私たち、大阪オフィス内装工事.comは、会議室づくりのお手伝いをしています。あなたのオフィスに最適な、会議室づくりの提案も行っていますので、お気軽にお問合せください。
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