オフィス移転に必要な手続き
こんにちは！
大阪府大阪市を中心にオフィス環境づくりを支援している大阪オフィス内装工事.comです。
前回に引き続き、今回もオフィス移転に関する内容を紹介します。オフィス移転において、移転前の手続きや準備だけでなく、オフィス移転後にもいくつか必要な手続きがあります。
↓オフィス移転前の進め方についてはこちらを参照
この記事では、オフィス移転前と移転後にやるべき業務や、オフィス移転後の手続きを解説していますので、ぜひ参考にしてください。
オフィス移転前にやるべき業務
前回のオフィス移転に関する記事で、オフィス移転の進め方を解説していますが、既存のオフィスビルと新しいオフィスビルの2軸の目線で解説していました。
今回は、移転前と移転後の2軸で、事務的な業務に着目して解説します。移転前に発生する業務は、前回の記事で詳しく説明していますので、簡潔にまとめて解説します。
移転前は、下記6つの業務が発生します。
- 解約通知の提出
- オフィスビル・テナント探し
- 新オフィスのレイアウト設計
- 引越し業者の選定
- 取引先へ報告
- 荷づくり
既存オフィスのオーナーと普通借家契約を結んでいる場合は1年～6ヶ月前までに、解約通知を提出する必要があります。6ヶ月以内に通知を行った場合は、解約料が発生するケースがあるため、早めの通知をすることが重要です。
次に、新オフィスとなるオフィスビル・テナントの物件探しをする必要があります。働きやすさなど目的に合った環境を実現できるオフィス選びをすることが重要です。また、オフィス内のレイアウトに関しても、目的目標に合わせた最適なレイアウト設計が必要です。デザインだけでなく、機能面など従業員の意見を取り入れた設計をすることで、オフィスの業務改善につながります。
既存オフィスの什器やオフィス家具を運ぶ、引越し業者の選定も重要です。複数の見積り依頼をして、費用やサービスの比較検討をするとよいでしょう。また、オフィス移転にあたり、取引先へ移転の報告をする必要があります。移転作業期間に連絡ができないことや、業務が滞る可能性もあるため、企業の信頼のためにも事前に報告をすることが大切です。
引越し日までに、移転先に運ぶオフィス家具やOA機器の梱包作業など、引越しに伴う荷づくりの業務も発生します。荷づくりをした段ボール箱には、部署名や設置場所など分かりやすく情報をラベリングすることで、移転先で荷物が入れ違いになるトラブルを防ぐことができます。
オフィス移転後にやるべき業務
オフィス移転後に発生する業務は、大きく4つ挙げられます。下記4つの業務について解説しています。
- 原状回復工事
- 梱包開封
- 電話やインターネット環境の整備
- 各種手続き
オフィスを退去するにあたり、壁や天井などの状態を入居時の状態に戻す原状回復工事をする必要があります。それにあたり、工事の範囲や期間、期限などビルオーナーに確認をしましょう。また、指定の工事業者が定められているケースが多く、業者の手配を早めにしておくことをおすすめします。
オフィス移転先での作業としては、梱包の開封をして速やかに業務に移せるように作業することが重要です。大量の梱包資材を処理する必要があるため、移転先オフィスの段ボールなどの緩衝材の処理方法を事前に確認しておきましょう。
移転先オフィスで業務を開始するために、電話やインターネット環境の整備をする必要があります。引越し日から、電話やインターネットが使用できるように、契約や業者の手配をしましょう。また、オフィスの住所変更をする場合にさまざまな手続きが必要です。手続き漏れがあるとトラブルにつながる可能性があるため、どのような手続きが必要か具体的に把握しておくとよいでしょう。次の章で、オフィス住所変更の際に発生する手続きの詳細の解説をします。
オフィス移転に必要な各種手続きについて
オフィス移転をすると当然オフィスの所在住所が変わります。オフィス住所を変更するにあたり、必要となる手続きの詳細について解説します。
※注）記載の内容はすべての内容ではなく、調査時点から変更される場合もあります。詳しくは、各関係官庁にお問い合わせください。
消防署
消防法施行令別表に表記されている事業は、移転の7日前までに防火対象物使用開始届出書や防火対象物工事等計画届出書の提出する必要があります。また、50人以上の従業員がいる場合は、新オフィスを管轄するにあたり、消防法に決められている防火管理者を選定して防火管理者選任届が必要となります。
法務局
オフィスの住所変更をした場合、移転から2週間以内に、法務局へ登記変更の報告をする義務があります。管轄の法務局に変更登記申請書やその他書類などを提出する必要があります。
変更登記申請で必要な書類
変更登記申請書・株主総会議事録・株主リスト・取締役会議事録・委任状・印鑑届書など。 変更登記の種類により、必要書類が変わります。
税務署
法務局で登記変更手続き後は、すみやかに税務署へ必要書類の提出をする必要があります。異動届出書・給与支払事務所などの開設・移転廃止届出書の提出が必要です。提出についての詳細は、各地域の税務署まで問い合わせましょう。
都道府県税事務所
オフィス本社（本店）の移転の際は、地方税である法人住民税や法人事業税がかかっているので、都道府県税事務所への届出も必要です。こちらも迅速な対応が必要ですが各都道府県で提出期限が異なるので、各税務署で確認しましょう。
市区町村役場
オフィス本社（本店）の移転の際は、都道府県に加えて市区町村役場に異動届出書や法人・事務所など異動届など、書類の提出が必要な場合があります。具体的な内容は市区町村へ問い合わせましょう。
労働基準監督署
会社で労働者を雇用している場合は、労働保険に加入しているため、移転から10日以内に労働基準監督署へ労働保険名称・所在地変更届などの提出が必要です。添付書類などの詳細については、各地域の労働基準監督署に問い合わせましょう。
ハローワーク
労働者を雇用し、労働保険に加入している場合はハローワークへの届出も必要です。こちらも移転から10日以内に、雇用保険事業主事業所各種変更届などの提出が必要です。
年金事務所
社会保険に加入をしていることから、年金事務所への届出も必要です。移転から5日以内に、移転前の年金事務所へ健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更（訂正）届が必要です。
郵便局
移転後はしばらく旧オフィスに郵便物が届く可能性があります。旧オフィスに届いた郵便物を、新オフィスに転送するため郵便局に転居届を提出しましょう。
警察署
社用車がある場合は、書庫証明のため自動車保管場所証明申請書を警察署に提出する必要があります。社用車の保有には提出が必須のため、提出期限は定められていませんが、速やかに提出すると良いでしょう。
まとめ
オフィス移転をする場合は、オフィス移転前に行う計画やレイアウトデザイン、各種手続きだけでなく、オフィス移転後にもさまざまな業務や手続きが発生します。
オフィス移転前、移転後に必要な業務や手続きの一連を把握した上で、移転計画に取り組みましょう。手続きのポイントを忘れないように、オフィス移転前の進め方など解説されたこちらの記事や、移転後に必要な手続きが解説された本記事をブックマークすることをおすすめします。
また、私たち大阪オフィス内装工事.comでは、オフィス移転に伴う手続きをいつまでにやるべきか、時系列でまとめたスケジュール表や、オフィス移転のレイアウトの決め方、適正コストなどをまとめた無料のオフィス移転マニュアルを作成しています。詳細は、下記「オフィス移転マニュアル」のページからチェックしてください。
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