人が辞めないオフィスとは？職場環境の不満と改善方法も解説
こんにちは！
大阪府大阪市を中心にオフィス環境づくりを支援している大阪オフィス内装工事.comです。
少子高齢化が進み、中小企業の人手不足の問題が深刻化しています。また、求人媒体の多様化や、企業数退職代行サービスの流行で、昔より会社を辞めやすくなりました。
中小企業で人が離職すると、一人あたりの業務量が増え、リソースが足りなくなってしまい、商品やサービスの質が低下してしまう恐れもあります。新しい人材の確保も難しく、採用できたとしても育成に時間やコストがかかってしまいます。さらに、育て上げた人材がいとも簡単に離職してしまうという負の連鎖に陥る企業も少なくありません。
では、大切な従業員が離職しないようにするため、企業側はどのような改善をすると良いのでしょうか。
この記事では、中小企業の入職率と離職率、退職理由、職場への不満内容、職場の不満を解消するオフィス改善方法について紹介しますので、参考にしてください。
中小企業の入職率と離職率
自社の従業員が会社を辞めないようにするためには、不満を聞く体制が必要です。意見箱や定期面談などで、従業員の要望や改善してほしいことを、定期的に聞く仕組みづくりが必要です。
自社の従業員の意見を聞くことが大切ですが、今回は、中小企業のオフィスワーカーを対象とした調査結果に基づいて考えましょう。
厚生労働省が、令和４年の入職率と離職率について全国のあらゆる業種の中小企業に調査した結果、入職率が約15％に対し、離職率も約15％という結果になりました。
この結果だけでも、従業員の定着率が良くないことが分かり、企業側で職場環境を改善することの重要さが感じられます。
退職した理由は？
では、退職理由にはどのような理由があるのでしょうか。エン・ジャパン株式会社が5,168名の退職経験者に退職した本音の理由を調査した結果では、職場の人間関係の悪さが圧倒的に多く、退職者の約半数は離職理由の本音を話さずに、離職するのだそう。続いて、「給与が低い」「会社への将来性に不安を感じた」「評価・人事制度に不満があった」「社風・風土が合わない」という退職理由が本当に感じていた理由という結果になりました。
引用元：エン・ジャパン株式会社 「本当の退職理由」調査（2024）
ほとんどが、社内コミュニケーションがうまくいっておらず、本音や不満、不安を話せない環境下で働くことにより、退職してしまっていることが読み解けます。
このような社内コミュニケーション不足は、職場環境や企業体制を整えることで改善できます。まずは、職場環境や企業体制への不満はどのような内容か把握しましょう。
職場環境や企業体制への不満
職場環境や企業の体制が合わず、入社時はやる気のあった気持ちが薄れ、離職に繋がってしまうというケースは多くあります。離職者への理解を深めるため、職場環境への不満や、企業の体制が合わないと思う理由を把握しましょう。
職場環境の不満ランキング
まずは、従業員が感じる職場環境への不満から把握しましょう。
職場環境に対する不満について調査した結果、1位が「フロアが狭い」（39.4％）、2位「休憩スペースがない・狭い、」（32.4％）、3位「レイアウト・導線が悪い」（29.6％）、3位「収納スペースがない・狭い」（29.6％）、5位「自席のスペースが狭い」（25.4％）となりました。
業務がしにくい職場環境や、ゆっくり休憩ができない職場環境に不満を感じる傾向にあり、オフィス環境は従業員人数に対して、十分にスペースを確保する必要があることが分かります。
オフィスフロアの面積を増やすには、増床工事やオフィス移転をする必要がありますが、既存オフィスのままでもレイアウトの工夫やリモートワークを採用することで改善できます。
企業体制の不満ランキング
職場環境に限らず、職場の不満を調査した結果では、1位が「給料が低い」（49.8％）、2位が「給料が上がらない」（38.4％）、3位が「キャリアアップの道筋がみえない」（28.2％）、4位が「評価基準が不明瞭」（21.4％）、5位が「仕事内容がつまらない」（20.6％）という結果になりました。
給料を上げるには売上向上を図る体制や、わかりやすい評価基準を作ることが大切です。そうすることで、従業員が自ずとキャリアを明確にさせ、評価基準の不明瞭で不満を感じることもなくなるでしょう。
職場の不満を解消するオフィス改善方法
従業員と言えど、会社にすべてを奉仕する人はいません。一人ひとり、働きがいやそれぞれが納得する理由があり、勤務し会社へ貢献しているのです。そのバランスが崩れたときに、従業員の不満となり、離職へとつながってしまう恐れがあります。
従業員の離職を防ぎ、従業員が満足して働ける職場環境にするため、企業側ができるオフィス改善方法を紹介します。
書類の整理・ペーパーレス化
オフィス環境の不満で「フロアの狭さ」や「自席スペースの狭さ」が上位にありましたが、書類を扱う機会が多い企業は、書類整理を定期的に行わないと、さらに作業スペースが狭くなってしまうので重要です。また、紙類は使わずペーパーレス化することも、作業スペースを確保する良い方法です。また、取引先とのやり取りで、いまだにFAXを活用している企業もありますが、メール対応やDX化を進めることで、外部からの信用も深まります。
レイアウト変更
既存オフィスのレイアウトを変更することで、フロアが広くなり、行き詰ったオフィス空間を改善できます。デスクの配置を変え、デスクとデスクの間隔を空ける工夫をしましょう。そうすることで作業スペースを確保でき、パーソナルスペースが空くことで、心理的な安心感を得られます。
また、使用していないキャビネットや備品があると、オフィス全体の景観が悪くなり、ごちゃごちゃした見た目になってしまいます。開放感のあるオフィス空間づくりを意識することで、オフィスフロアの狭さを感じにくく、作業や業務がしやすくなります。
リフレッシュスペース
休憩スペースがない場合や、狭い場合に不満を感じやすいという調査結果もあったように、職場は人間関係や業務トラブルでストレスにつながってしまうことも多くあります。15分程度、頭を休めるリフレッシュルームがあることで、気持ちや脳の切り替えができ、新鮮な気持ちで業務に取り組む工夫ができます。
リフレッシュスペースをつくるメリットや、リフレッシュスペースをつくるポイント、施工実績を紹介したこちらの参考にしてください。
フリーアドレス
個人デスクのないフリーアドレスのオフィス環境にすることで、普段はあまり話すことのない人や、部署の違う社員と話すことができ、コミュニケーションが活性化します。
例えば、部署ごとに取りまとめた意見を、部署リーダーを通して上層部に伝えると意見の真意が伝わらず、思ってもいない意見として伝わることがあります。また、部下が考えたアイディアを、上司が考えたアイディアだと伝わり部下が評価されないという構図になってしまっている中小企業もあります。
このような従業員の不満が生まれ、悪循環になりにくい、コミュニケーションを図れるフリーアドレス化にすることで離職率の低下を見込めるでしょう。
リモートワークを採用
狭いオフィスフロアの場合、フリーアドレス化と合わせて、リモートワークを採用し、出社人数を減らすことで狭さを感じづらくすることができます。また、職場の人間関係の問題も、同じオフィス内にいないことで解決することもあります。業務内容によってはリモートワークが難しい場合もありますが、事務や営業、制作関連などの業種の場合は、導入するツールを工夫すれば、在宅で業務ができる時代です。
リモートワークを採用する際は、データ管理やセキュリティ対策の点で気を付ける必要があり、勤怠管理をどのように行うか事前に考える必要があるので注意しましょう。
デッドスペース活用
従業員の私物が積み重なっているスペースや、使用していないキャビネットが置かれているなど、オフィスフロアの面積を圧迫しているデッドスペースがある場合は、そのスペースを有効活用できないか見直しをしましょう。不要なオフィス家具を廃棄して、空間を作ることで広い印象にしたり、本来作りたかったスペースを導入し、業務効率やオフィス改善に役立てましょう。
増床工事
そもそもオフィスフロア面積が狭い場合は、面積に見合ったオフィスレイアウトにすることが重要です。企業規模の拡大や人員増加に伴い、理想のレイアウトが変わることもあります。
「もう少し部署間のコミュニケーションを取れるオフィス空間にしたい」「企業イメージの高いエントランスにして採用に役立てたい」と理想が大きくなるとオフィス面積自体を増やす必要があります。既存オフィスの構造や規約にもよりますが、増床工事をすることで、目的に合わせた理想のオフィス空間に近づけられます。
オフィス移転
既存オフィスでは、できることが少ない場合は、オフィス移転をして一からオフィス空間づくりをすることがおすすめです。優秀な人材の採用率とオフィス環境は密接な関係にあります。ある調査では、企業への志望動機が労働条件よりも労働環境を重視しているという結果になりました。それほど、人材確保にはオフィス環境が重要だということが分かります。
従業員にとっても、おしゃれでデザイン性の高いオフィス空間で働くことや、業務効率の高いオフィス空間で働くことで、エンゲージメントが上がり、離職率低下に貢献するでしょう。
私たち、大阪オフィス内装工事.comのオフィス移転の事例や、移転のメリット・デメリット、移転の進め方を解説したこちらの記事を参考にしてください。
人材定着率の高い職場環境にしよう
深刻化した中小企業の離職率の問題を改善・解消するために、職場環境を見直しすることが大切です。しかしながら、企業の経営状況や従業員人数、これからの目標や課題に合わせて、企業の体制を見直し、体制に合わせた職場環境にしていく必要があります。
私たち、大阪オフィス内装工事.comは、企業が抱える課題や目標をヒアリングし、目的に合わせたオフィスづくりの提案をしています。
「離職率低下のため社内コミュニケーションを良くしたい」
「人員増加でオフィスを広くしたいけど、予算内でできるオフィスづくりは何があるの？」
「優秀な人材確保をしたいけれど、どういうオフィス空間が採用に役立つの？」
そのような経営課題をクリアにできるオフィスづくりのサポートを目指しています。オフィスづくりに関する小さな疑問でも、お気軽にご相談ください。
大阪オフィス内装工事.comは大阪府大阪市のオフィス移転・事務所引越し、オフィス内装工事のサポートを行っています。
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