こんにちは！
大阪府大阪市を中心にオフィス環境づくりを支援している大阪オフィス内装工事.comです。

今回は、不動産事業を行う大阪の企業様の事務所に、新規オフィス家具・什器の搬入をしました。

新しいオフィス家具は、大きめのデスクやチェア、書類収納庫、ローパーテーション、ホワイトボードを導入。
限られたスペースでレイアウトを工夫し、業務効率を意識した事務所に仕上げました。

この記事では、今回のオフィス家搬入の流れと、小規模なオフィス空間でよくある問題と、レイアウトのコツを紹介します。

業務効率を向上させるオフィスレイアウトに

今回の新規オフィス家具搬入では、まずは大きなデスクの搬入から開始。書類を扱うことの多い事務所では、大きい広めの天板のデスクがベターです。
6つのデスクを並べ、広々とした対向島型のデスク環境を作りました。

配線ケーブルも極力見えないように、ケーブルケース収納型のデスクを使用。
むき出しの配線の場合、いつの間にかケーブル同士が絡まってしまうことや、ほこりが溜まりやすく掃除がしにくい点が懸念されますが、収納型の場合はすっきりとした見た目で、余計な労力を使わないデスク環境となることがメリットです。

次にローパーテーションの搬入です。限られたスペースで、簡易に集中できる環境をつくるために活用されるパーテーション。
ローパーテーションは上部が天井まで届かないタイプのため、簡単に設置や解体ができるメリットがあります。

チェアやキャビネットの搬入も問題なく進み、新鮮なオフィス環境が完成しました。

小規模オフィスでよくある問題とレイアウトのコツ

従業員数10人程度の小規模なオフィス空間をつくる場合、初期費用を抑えられる反面、複数の問題点があります。問題を改善できるレイアウトづくりのため、小規模オフィスでよくある問題と、小規模オフィスのレイアウトのコツをお伝えします。

小規模オフィスの問題①従業員人数・設備に対して面積が狭くなる可能性

紙の資料を多く使用する業務や、EC事業などで在庫管理をする必要がある場合、オフィス家具の設置面積や在庫管理スペースを確保する必要があります。そのため、従業員数に対して、デスク環境や通路が狭くなってしまう可能性や、在庫や荷物を置くスペースが足りなくなってしまう可能性があります。

小規模オフィスで業務スペースが狭い場合、従業員のストレスや業務効率の悪化につながってしまうほか、災害時にオフィス家具や荷物が散乱し、逃げ遅れてしまうリスクも引き起こします。

小規模オフィスの問題②役割ごとの業務スペースの確保がしにくい

例えば、パソコン業務中心の事務チームと、商談や会議、WEBミーティングなどが多い営業チームでは求められるオフィス空間は異なります。
パソコン作業中心の事務チームは、席を離れることが少なく、見積書の作成など細かいチェックが必要な業務が多いため、集中できてチームのコミュニケーションが取りやすいオフィス環境が求められます。それに対して、頻繁に席を離れ会議をすることが多く、取引先との電話対応やWEB商談で声を発することが多い営業チームは、通常のデスク環境に加えて、会議室や個室空間などの遮音性の高いオフィス環境が必要です。

限られたオフィス空間では、お互いが求めるオフィス空間に差があるため、役割ごとの業務スペースの確保がしにくく、ストレスが溜まってしまう可能性があります。

小規模オフィスの問題③事業拡大・従業員数増加時の対応がしにくい

スモールスタートで事業を行う場合に小規模なオフィスで初期費用を抑えるメリットはありますが、業績が上がり、部署や従業員を増やすタイミングが来た場合に、レイアウトの変更やデスク環境の増設が難しいことが問題点として挙げられます。

従業員の人数に対して、デスクやチェアを増やすほか、電話回線やネットワーク環境も見直す必要がありますが、狭いオフィスではオフィス家具を移動させることも難しいので、広いオフィスに移転するタイミングを見越して、小規模オフィス環境をつくることが重要です。

小規模オフィスのレイアウトのコツ

さまざまな問題を改善するため、小規模オフィスにおけるレイアウトのコツを紹介します。

小規模オフィスのレイアウトのコツ①業務スタイルや目的に合わせたオフィス面積を使用

限られたオフィス環境で気を付けたいことは、業務のスタイルや目的に応じて作業スペースの面積の優先順位を決めることです。
例えば、今回の依頼会社のように紙ベースの資料が多い場合には、使用するデスクの広さやキャビネットの広さに面積を使い、無駄なオフィス家具を設置しないことが重要です。また、紙の資料をスキャンしてデータ化できるツールを使用するほか、クラウドサービスを利用するなど、できるだけペーパーレスを意識することでオフィス空間のスペースを確保できます。

まずは、業務量の多さや業務の優先度を把握し、使うべきオフィス面積に合わせたオフィス家具を導入しましょう。

小規模オフィスのレイアウトのコツ②省スペースで設置できるオフィス家具を選ぶ

オフィス家具は多くの種類があり、単に低価格のものやカラー・デザインで選ぶだけでは、オフィススペースを圧迫してしまう可能性もあります。
資料のペーパーレス化を進め、デスク下に収納できる移動式のサイドキャビネットを利用することで大きなキャビネットが不要になり、移動式の大きなホワイトボードは場所を取るので、壁掛け式ホワイトボードやモニターに変更することでオフィスのデッドスペースを活用できます。

会議や来訪時にも活用できるキャスター付きのパーテーションは、簡易的に遮断し、使用しないときは折り畳んで収納することが可能です。

小規模オフィスのレイアウトのコツ③パーテーション間仕切りでワンフロアを分割

ワンフロアのオフィスで、複数部署のデスクが混在していると、集中したいときに隣の席で取引先との電話の会話が聞こえて気が散ってしまうなど、業務への支障が起こる可能性も考えられます。部署ごとに仕切られたパーテーションを設置することで、遮音効果があり、周囲の様子を気にせず業務を進められます。

簡易的な会議室や来訪スペースをつくりたい場合は、比較的容易に導入できて、施工期間も短いローパーテーションの設置をおすすめします。

小規模オフィスのレイアウトのコツ④個人ロッカー・フリーアドレス・リモートワークを導入

従業員が必要な個人的に必要な資料を保管できる個人ロッカーを設置し、フリーアドレスにすることで、個人のキャビネットが不要になり省スペース化できます。さらにスタンディングデスクを導入することで、オフィスチェアの利用スペースが削減され、集中力を上げる効果もあるため生産性向上にも期待ができます。フリーアドレスを採用する場合は、リモートワークを導入するとオフィスの省スペース化に有効です。

オフィス家具の変更やレイアウト変更以外にも、働き方を見直すことで小規模オフィス環境のストレスフリーを実現できます。

小規模オフィスのレイアウトのコツ⑤事業拡大に備えたオフィス移転を想定しておく

オフィス家具やレイアウトを変更しても、従業員数を急激に増やしたい場合や、大きなスペースが必要な事業展開をする場合には、既存オフィスの面積だけではどうしても足りなくなってしまう可能性があります。そのため、今後の経営方針や事業展開を見据えて、既存オフィスから離れることを想定したオフィスレイアウトづくりを心がけましょう。

見て触って選べるオフィス家具・内装工事を目指し、ショールーム開設予定

限られた予算やスペースで理想のオフィス環境をつくるためには、現状抱えている問題を把握して、レイアウトの工夫や適切なオフィス家具選びをする必要があります。

大阪オフィス内装工事.comを運営する黒田生々堂は、オフィス家具やオフィス設備を、実際に見て触りながら特徴や特性を知れるショールームを新設する予定です。

インターネット購入で簡単に手に入れられる世の中ではありますが、実際に自分で使用しながら、製品ごとの違いやメリットを感じてオフィス家具や依頼業者選びをしてもらいたいという思いがあります。

少し先にはなりますが、オフィス家具の入替えやオフィス移転を検討されている企業様は、ぜひお越しください。

ショールーム新設情報は、黒田生々堂のホームページからご覧ください。

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