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前回記事では、中小企業が抱える「経営資源（人材・時間）不足」の課題を解決するオフィス環境づくりについて解説しました。（詳しくは以下、前回の記事を参照ください。）

【中小企業の課題を解決するオフィス環境づくり④】経営資源不足問題編

今回は、中小企業が抱える「法規制・コンプライアンスの知識不足」の課題について解説します。この記事では、中小企業が抱える「経営資源不足」の課題について深堀りした解説や、中小企業が抱える経営資源不足を解決するポイント、経営資源不足を解決するオフィス環境の具体例などを解説していますので、ぜひ参考にしてください。

中小企業が抱える法規制やコンプライアンスの課題とは

中小企業が抱える法規制やコンプライアンスの課題は、多岐にわたります。特に、税務や労働法に関する知識不足が原因でトラブルになることがあります。また、従業員の労働環境の整備や福利厚生、労働時間の管理が行き届いていないことも、多くの中小企業が抱える問題として挙げられます。

大企業と異なり、専門の法務部を設けることが難しい中小企業では、税務や労働法に関する専門知識を持つ人材が不足しがちです。また、 法律は頻繁に改正されるため、常に最新の情報を入手しなければいけません。情報収集に時間を割くことや、専門知識を持つ人材にコストかけることができない中小企業も多くあります。

税理士や弁護士に相談する費用は、中小企業にとって大きな負担となることもあり、経営者が法規制の重要性を理解していないことから、コスト削減のために法令を軽視してしまうケースも少なくありません。

法規制やコンプライアンスの知識不足が引き起こすトラブル

中小企業が法規制やコンプライアンスに関する知識不足を抱えていると、さまざまなトラブルに巻き込まれる可能性があります。これらのトラブルは、企業の評判を損ね、経営を大きく揺るがす原因となりかねません。以下に、法規制やコンプライアンスの知識不足で引き起こす具体的なトラブルの例を挙げています。

税務トラブル

中小企業では、法規制やコンプライアンスに関する知識不足が原因で、思わぬ税務トラブルに巻き込まれるケースが少なくありません。例えば、従業員への残業代の支払いに関する法律を正しく理解していなかったり、経費の処理に関する税法の改正に気づいていないケースなどです。このような知識不足は、税務調査で指摘され、追徴課税や延滞税を課される可能性を高めます。

また、中小企業では、税務に関する専門知識を持つ人員が不足している場合も多く、税務申告を税理士に任せきりにしてしまうケースも少なくありません。しかし、税理士に全てを任せきりにしてしまうと、自社の業務内容や状況に合った適切な税務アドバイスを受けられない可能性もあります。

知識不足による申告漏れや、誤った申告で過少申告してしまった場合は多額の追徴課税を命じられる可能性があり、会社の信用も無くしてしまします。また、重大な違反の場合、刑事処罰を受ける可能性もあるので注意すべきです。

労働トラブル

労働に関する法規制やコンプライアンスに関する知識不足が原因で、労働トラブルが発生しやすい問題もあります。例えば、従業員への残業代の未払いや、休日労働に対する割増賃金の未払い、ハラスメント行為などが挙げられます。これらのトラブルは、従業員との信頼関係を損なうだけでなく、労働基準監督署への申告や訴訟に発展し、企業イメージの低下や多額の賠償金につながる可能性があります。

中小企業では、従業員数が少なく、経営者と従業員の距離が近いことから、法的な手続きを軽視する傾向があります。しかし、労働に関する法律は複雑化しており、常に最新の情報にアップデートする必要があるでしょう。

情報漏えい

情報セキュリティに関する法規制やコンプライアンスの知識不足が原因で、情報漏えいの問題を引き起こす可能性もあります。従業員が業務用のパソコンを私用で利用したり、社外秘の情報をUSBメモリにコピーして持ち出してしまうという例が挙げられます。また、サイバー攻撃に対する対策が不十分なために、外部から不正にアクセスされ、顧客情報や取引先情報が漏洩してしまうケースも少なくありません。

これらの情報漏えいは、企業の信用失墜だけでなく、顧客からの信頼を失い、営業活動に大きな影響を与える可能性があります。さらに、個人情報保護法などの法規制に違反した場合には、多額の賠償金を支払う必要がある場合もあります。

契約トラブル

よくある典型的なトラブルは、法規制やコンプライアンスに関する知識不足で契約トラブルに巻き込まれるケースです。例えば、取引先との間で締結した契約書の内容を十分に理解せず、不利な条件で契約を結んでしまうケースや、契約書自体を締結せずに口頭での約束のみで取引を進めてしまい、後からトラブルに発展するケースなどが挙げられます。

また、近年では、消費者契約法や下請法など、取引に関する法律が複雑化しており、これらの法律に違反する行為が問題視されるケースも増えています。このようなトラブルを防ぐためには、契約書の作成・締結の際に、専門家である弁護士や税理士に相談することが重要です。また、従業員に対しても、契約に関する法知識の教育を行い、コンプライアンス意識を高めることが求められます。

環境問題

環境に関する法規制やコンプライアンスの知識不足が原因は、多くの環境問題を引き起こすことがあります。廃棄物の不法投棄、大気汚染物質の排出規制違反、化学物質の誤った取り扱いなどが、例として挙げられます。こういった行為は、環境汚染だけでなく、企業イメージの低下や行政処分、さらには刑事責任に問われる可能性もあります。

中小企業では、そもそも環境に関する専門知識を持つ人員が不足している場合が多く、環境問題に対する意識が低いことも少なくありません。また、環境対策にはコストがかかるため、コスト削減を優先してしまい、環境への配慮を後回しにしてしまうケースも見られます。

これらの問題を防ぐためには、経営者自身が環境に関する法規制を学び、従業員への教育を徹底することが重要です。また、環境に関するコンサルタントや行政機関の支援を受けることも有効です。環境問題への取り組みは経営の重要な課題であり、法規制を遵守し、持続可能な社会の実現に貢献することが求められています。

消費者トラブル

消費者保護に関する法規制やコンプライアンスの知識不足が原因で、あらゆる消費者トラブルを引き起こすケースがあります。例えば、商品の品質表示が不正確であったり、契約内容が消費者に十分に説明されていないといったケースが挙げられます。また、返品や交換に関する対応が適切に行われず、消費者との間でトラブルに発展するケースも少なくありません。

こういたトラブルは、企業のイメージを損なうだけでなく、消費者庁への消費者相談や裁判に発展し、多額の賠償金を支払う必要がある場合もあります。消費者保護に関する法律も複雑化しており、常に最新の情報にアップデートする必要があります。万が一、消費者とのトラブルが発生した場合には、速やかに対応することが重要です。また、消費者からの意見や要望に耳を傾け、顧客満足度の向上に努めることも大切です。

法規制やコンプライアンス課題を解決する５つのステップ

では、法規制やコンプライアンス課題を解決するためにどのような手順で体制を整えるとよいのでしょうか。以下、５つのステップで解説しています。

Step1:現状の把握と課題の洗い出し

まずは、自社の現状を正確に把握し、法規制やコンプライアンスに関する課題を洗い出すことが重要です。業界特有の法規制はもちろん、労働法や消費者保護法、環境法など、自社の事業に関連する全ての法令を網羅的に調査し、チェックリストを作成しましょう。
次に、就業規則や安全衛生規程、情報セキュリティ規定など、社内規程が法令に適合しているか、最新の法改正に沿って改訂されているかを確認しましょう。

さらには、従業員からの相談や過去のトラブル事例、業界の動向などを参考に、自社が抱える法的なリスクを具体的に洗い出し、リスクマトリックスを作成することで、優先順位を明確化しましょう。

Step2:コンプライアンス体制の構築

法規制やコンプライアンスに関する体制を構築することで、組織全体で法遵守の意識を高めることができます。経営層を中心に、コンプライアンスに関する意思決定を行う委員会を設置し、定期的な会議を開催することが重要です。 法規制やコンプライアンスに関する専門知識を持つ者を責任者に任命したり、外部の専門家を招きコンプライアンス体制の中心として活動してもらいましょう。

また、従業員が不正行為などを安心して報告できるような内部通報制度を整備し、通報者の保護に努めることも重要です。具体的な行動規範や違反行為に対する懲戒処分などを定めたコンプライアンス規程を作成し、全従業員に周知徹底しましょう。

Step3:従業員への教育

コンプライアンス意識を高める上で、従業員への教育は非常に重要です。定期的に法令に関する研修を実施し、従業員が最新の法知識を習得できるようにしましょう。また、実務にあてはまるケーススタディを取り入れることで、従業員がより深く理解することができます。e-learningなどの研修ツールを活用することで、時間や場所にとらわれず、効率的に教育を実施できます。また、より深く理解に落とし込むため、動画やクイズ、ロールプレイングなど、多角的な方法で法規制やコンプライアンスの教育するとよいでしょう。

Step4:外部専門家の活用

コスト削減で専門家を雇っていない場合や、専門家へのコストを下げている場合は、長期的な目線を持ち専門家を雇いプロの知見を借りること、より高度なコンプライアンス体制を構築することができます。

特に、税務に関するコンプライアンス、会計処理など、専門的な知識を借りられる税理士に手を借りることは重要です。近年は、ほとんどの企業で活用していますが、税務申告ミスによるトラブルや、税制改正、節税対策などの情報収集の遅れを出さないように、税理士との日々のコミュニケーションを図ることも重要です。

また、労働に関する法規制や社会保険の手続きなど、人材に関する問題が発生した場合には社会保険労務士に相談し、契約書の作成や労働問題、訴訟対応など、法的な問題が発生した場合には弁護士に相談しましょう。さらに、自社の課題に合わせたコンプライアンス体制の構築を支援してもらうため、各分野専門のコンサルティングを導入することも重要です。

Step5:継続的な改善

コンプライアンスは、一度構築すれば終わりではありません。常に変化する法規制に対応し、より良い体制を目指して継続的に改善していくことが重要です。内部監査を定期的に実施し、コンプライアンス体制が適切に機能しているかを確認しましょう。また、第三者の視点から、コンプライアンス体制を評価してもらうために外部監査の導入することも検討するとよいでしょう。

さらに、従業員の意見や不満を把握するためにアンケート調査などを実施し、改善に繋げましょう。法改正や判例などは常にアップデートをするため、最新情報を収集し、社内共有をするツールや仕組みを構築しましょう。

外部専門家への相談に迷う場合…

税理士や社会保険労務士などの専門家の手を借りるには、ある程度のコストがかかることは万人の知るところかと思いますが、コストの問題で社労士や税理士を雇えない場合でも、無料で相談できる窓口やWebサービスはいくつか存在します。ただし、これらの窓口はあくまで相談窓口であり、具体的な手続き代行や専門的なアドバイスまで行ってもらえるとは限りません。

以下に、無料で相談できる窓口やWebサービスの具体例を挙げています。

都道府県労働局・労働基準監督署

無料で相談できる窓口として活用できるのが、都道府県労働局や労働基準監督署があります。労働者の相談窓口のイメージがありますが、事業主からの相談も受け付けています。都道府県労働局では、労働者とのトラブルが起きた場合に、民事上の個別労働紛争に関する助言や指導、あっせんを受けることができます。また、労働基準監督署では労災保険関係や労働安全衛生関係、そして労働条件関係のの相談が可能です。

引用元：厚生労働省 個別労働紛争解決制度（労働相談、助言・指導、あっせん）
引用元：厚生労働省 労働基準行政の相談窓口

商工会議所・商工会

商工会議所や商工会では、中小企業や小規模事業者の経営に関する無料相談が可能です。相談できる内容は、経営戦略の立案や資金調達、創業支援、営業・販路開拓、事業継承、デジタル化・DX支援、地域活性化など多岐にわたる相談ができます。

引用元；日本商工会議所

中小企業庁

中小企業庁でも、経営に関する全般の内容や資金調達などを筆頭に、各種相談に対応しています。経営に関する相談窓口、資金繰りに関する相談窓口、知財活用に関する窓口、事業継承に関する窓口、取引トラブルに関する相談など、窓口が各種それぞれ異なるため、詳しくは中小企業庁のページで参照ください。

引用元：中小企業庁

地域の法律相談センター

中小企業に関する法律問題の無料相談が可能です。弁護士や司法書士などの専門家が直接相談に応じてくれるケースもあります。無料相談だけでなく、依頼をしたい場合でも、相談を担当した弁護士に直接委任するか、別の弁護士を紹介してもらうことができます。

引用元：大阪弁護士会総合法律相談センター

インターネット上の無料相談サービス

さまざまな分野に特化した法規制やコンプライアンスの相談に強い窓口を探したい場合は、インターネット上の無料相談サービスを使用するとよいでしょう。例えば、EC事業における法規制やコンプライアンスについて知りたい場合は、「EC 法規制 コンプライアンス 無料相談」などと検索すると多くのサービスが検索結果で案内されます。

中小企業のコンプライアンスを徹底！オフィス環境改善のポイント

オフィス環境は、コンプライアンスの課題を直接解決できるわけではありませんが、法規制への理解を促進させたり、コンプライアンス違反が発生しにくい状況へと導くことができます。中小企業が起きやすい法規制やコンプライアンスの問題を改善させるオフィス環境改善のポイントを解説します。

専門家との密なコミュニケーションを図る体制

法規制やコンプライアンスに関する知識は、税理士や社会保険労務士などの専門家と密にコミュニケーションを取り、疑問に感じることはすぐに質問し、新しい情報をキャッチアップできる体制をつくることで、結果的に良い経営ができるでしょう。また、オンラインでのやり取りも増える可能性があるため、集中ブースの設置などで防音対策をすると、よりよいコミュニケーションを図り、機密情報を漏らさずに情報を収集することができます。

ハラスメント防止につながるオフィス空間設計

パーテーションや壁などで仕切られた空間は、密室感を与え、ハラスメントが発生しやすい環境を作り出す可能性があります。そのため、ワークスペースを視覚的に開放感のあるオープンなレイアウトにすることで、誰かに監視されているような感覚を与え、ハラスメント行為を抑制する効果が期待できます。また、通路を広く確保して、人が自由に動き回れるようにすることで、孤立した空間をなくし、ハラスメントが起こりにくいオフィス環境にすることができます。また、離れた場所からもワークスペースの様子が分かるように、WEBカメラを常時接続することで、各拠点のコミュニケーションを活性化させながら、ハラスメントを発生しにいオフィス環境にすることができます。

法規制やコンプライアンスに関する従業員への教育を促進させるオフィス

法規制やコンプライアンスに関する理解度を深めるため、従業員は動画教材やe-leaningなどを活用し、個人学習ができる環境を提供することも重要です。また、新しいコンプライアンス情報をいち早く提供できるよう、共用スペースや情報共有ツールを使い、全員に情報が行き届く環境やシステムを導入するとよいでしょう。さらに、外部の専門家を招き、講習を定期的に受けることで理解度が深まります。

情報漏洩を防ぐためのレイアウトの工夫

機密情報を取り扱う部署や個人が所属するエリアをゾーニングすることで、情報漏洩を防ぐことができます。また、来客エリアと執務室などのワークスペースを明確に分けることで、来客者の目に触れる情報を最小限に抑えられます。情報の重要度に応じて、オープンエリアとクローズドエリアを設けて使い分けることで、情報漏洩のリスクを分散できます。

環境問題を低減するオフィス環境への工夫

オフィスから排出されるごみの削減や環境問題を引き起こす可能性のごみを出さないために、徹底した分別管理と、リサイクル素材やリユース可能なオフィス用品やオフィス家具を導入すると良いでしょう。また、消費電力が少ないLED照明への切り替えは、大幅な省エネにつながります。さらに、電子決裁やクラウドサービスの導入をすることで、ペーパーレス化を推進し、紙の消費量を減らします。他にも、節水型トイレへの交換で水の使用量を削減したり、従業員にマイボトル・マイカップの利用を奨励し、使い捨て容器の削減をするなど、さまざまな方法で環境問題に取り組むことができます。

コンプライアンスリスクを減らすオフィスづくり

中小企業が法規制・コンプライアンスを遵守するためのオフィス環境づくりは、経営層や従業員など、会社全体でコンプライアンスへの意識改革と行動変容を促す上で非常に重要です。情報のインプットをする体制や、情報を取り入れるために従業員へ共有する環境、学習機会の提供、コミュニケーションの促進、オフィスレイアウトの工夫、日常業務との連携など、多角的なアプローチが必要です。

まずは、法規制やコンプライアンスに関する課題の現状把握や洗い出しを行い、どのようなアプローチをすべきかを考え、そのアプローチに基づいたオフィス環境改善を実施することで、企業全体のコンプライアンス意識を高めることにつながります。

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