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現代、多くの企業ではリモートワークやDXツールの活用など、多様な働き方を導入するようになりました。働き方の変化に伴い、社内でのコミュニケーションの在り方も多様化しています。

この記事では、オフィスコミュニケーションの課題や重要性のほか、コミュニケーションを活性化させることで得られるメリット、コミュニケーション課題への対策、が活性化するオフィスレイアウトの工夫や事例などを解説しています。

オフィスコミュニケーションに課題を感じている場合や、コミュニケーション活性化について対策を取りたい場合は、ぜひ参考にしてください。

オフィスコミュニケーションの課題と重要性

オフィスでの社内コミュニケーションは、企業の発展や成功に不可欠な要素です。しかし、現代の多様な働き方や、情報化社会の進展に伴い、新たな課題も浮上しています。

例えば、リモートワークやフレックスタイム制など、働き方が多様化する中で、リアルタイムなコミュニケーションが難しくなり、情報共有の遅れや誤解が生じやすくなっています。というのも、メールやチャットツール、社内SNSなど、コミュニケーションツールの手段が増え、どのツールを使って伝達すれば良いか分からなくなったり、必要な情報が埋もれてしまうことから情報共有に関するトラブルが発生してしまいます。また、若年層と中高年層の間で、コミュニケーションスタイルや価値観に大きな差が生じ、円滑なコミュニケーションを阻害するケースが見られます。

これらの課題から、多くの企業がオフィスの社内コミュニケーションを活性化させる対策に重要性を感じ、さまざまな取り組みを行っています。

オフィスコミュニケーションの活性化で得られる5つのメリット

では、オフィスの社内コミュニケーションを活性化させることで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。以下、5つのメリットを解説します。

生産性・業務効率の向上

オフィスのコミュニケーションが活発になると、情報共有がスムーズになり、意思決定までの時間が短縮されます。

例えば、日々の業務で発生した疑問点や課題を、社員同士がその場で気軽に相談できる環境があれば、解決策を迅速に見つけることができ、結果的に業務効率が向上します。また、部署間の壁がなく、さまざまな視点から問題解決に取り組むことができるため、より効率的な業務フローを構築することができ、生産性の向上に大きく貢献します。

離職率の低下

社内コミュニケーションが活性化することで、離職率の低下にも期待できます。社員同士が良好な関係を築き、お互いを尊重し合えるオフィス環境は、社員の定着率向上につながります。例えば、仕事に対する悩みや不満を気軽に相談したり、共感し合える人が社内にいると、ストレスを軽減することができます。

離職理由の大部分を占める人間関係の問題や、労働環境や待遇面での不満はコミュニケーション不足から起こることがほとんどです。普段から気軽に意見を伝えたり、労働環境や待遇面について相談できる関係を構築することで、離職に歯止めをかけることができます。さらに、上司や同僚からのサポート体制が整っていると感じれば、会社への帰属意識が高まり、長く働き続けたいという意欲が湧いてきます。

チームワークの向上

オフィスのコミュニケーションを活性化させることは、チームワークの向上に不可欠です。コミュニケーションが取れていないチームでは、「情報伝達がうまくいかない」「上司と部下の意思疎通がうまくいかない」などの課題がありますが、コミュニケーションが活性化したチームでは、社員同士が頻繁に意見交換を行い、お互いの強みや弱みを理解したり、協力し合いながら目標達成を目指せるようになります。

また、共通の目標に向かって共に努力することで、チーム全体の一体感が生まれ、困難な状況でも乗り越える力を養うことができます。

新たなアイディアが生まれやすい

社内コミュニケーションは、新たなアイディアを生み出す源泉となります。社員同士が意見交換することで、それぞれの視点から問題を見つめ直し、独創的な解決策を導き出すことができます。

また、課題に対して適切なアイディアを出すためには、異なる部署や社外からの情報や課題が役立つ可能性があります。そのため、他部署とのコミュニケーションや、社外からの来訪者とのコミュニケーションが向上することで、課題にコミットしたアイディアや、問題解決を負荷ぼるアイディアが出やすくなります。さらに、自由な発想が尊重される環境であれば、社員は臆することなく自分の意見を表明でき、斬新なアイデアが生まれる可能性も高まるでしょう。

顧客満足度を向上

オフィスのコミュニケーションが活性化し、生産性・業務効率の向上やチームワークが向上することで、サービスや商品クオリティの向上につながり、顧客満足度の向上にも期待できます。また、人手不足による、顧客へのサービスの低下のリスクも防ぐことができます。他にも、顧客のニーズに応えた新たなアイディアを生むことで、顧客満足度を向上させ、企業価値を上げることができます。

さらに、社員同士が連携し、顧客情報を共有することで、よりきめ細やかな顧客対応が可能になります。例えば、ある社員が顧客から得た情報を、他の社員と共有することで、より顧客のニーズに合った製品やサービスを提供することができます。また、社員一人ひとりが顧客満足度向上を意識することで、企業全体の顧客満足度が向上し、リピート率や顧客ロイヤリティの向上にも繋がります。

多様化する働き方が生んだコミュニケーション課題への対策

この記事の一章目でも触れていますが、リモートワークやフレックスタイム制の普及により、リアルタイムのコミュニケーションが難しくなり、情報共有の遅れや誤解が生じやすくなっているケースや、コミュニケーションツールの多様化で、情報が埋もれてしまったり、どのツールを使うべきか分からなくなるケースがあります。これらの課題には、どのような対策をするべきでしょうか。以下、3つの対策を解説します。

対策①コミュニケーションツールを統一し、使い方を徹底する

多様なコミュニケーションツールが乱立することで、情報が分散し、必要な情報にたどり着きにくくなることがあります。まずは、自社の状況に合ったコミュニケーションツールを厳選し、全社員への導入を徹底しましょう。ツール選定は、従業員の利用頻度が高いツールを選ぶことが重要です。また、各ツールの機能を比較し、自社のニーズに合ったものを選ぶと良いでしょう。さらに、情報共有だけでなく、リアルタイムなコミュニケーションも可能なツールを選ぶことで、コミュニケーションの促進に役立ちます。

最も重要なのが、コミュニケーションツールをどのように運用するかをあらかじめ決定して、各ツールの使い方やルールをマニュアル化し、社員全体がツールの活用ができるように周知することです。また、日々の疑問を解消する機会を作ったり、ツールを使いこなせるようにスキルアップできる研修や勉強会を開くと良いでしょう。

♦コミュニケーションツール運用のポイント

対策②定期的なオンライン・オフラインの交流機会を設ける

リモートワークが普及する中で、社員同士の交流は不可欠です。定期的にオンライン会議を開催し、コミュニケーションの機会を設けることで、コミュニケーション不足が解消します。例えば、定期的な1on1ミーティングを実施し、進捗確認や、不明点の有無、業務で悩んでいることなどを聞き出すことで、良好な人間関係を保ち、生産性も向上できます。また、チーム全体のオンライン会議も実施することで、チームワークを深める機会になるでしょう。オンライン会議であっても、業務以外の雑談の時間を取り入れることで、警戒心を薄め、社員同士の関係性を深めることができます。

さらに、社内イベントを開催することで、関係性を深め、コミュニケーションを円滑にさせることができます。例えば、オンライン飲み会やゲーム大会、部署を超えた交流会などを実施する企業もあります。また、普段から社内報やイントラネットを活用した、社内情報を発信することで、企業へのエンゲージメントを高めることができます

♦オンライン・オフライン交流のポイント

対策③コミュニケーションの活性化を促す仕組みづくり

コミュニケーションを活性化させるためには、社員が自らコミュニケーションを取りたくなるような仕組みづくりをすることも重要です。個人目標とチーム目標を設定し、定期的に進捗状況を共有することで、目標達成への意欲や、チームワークの向上につながります。さらに、定期的に上司からフィードバックを受ける機会をつくることで、業務改善や目標達成が実現できます。

また、ただ目標を設定するだけではなく、優秀なアイディアや貢献に対して表彰する評価制度を設けましょう。そうすることで、目標に対する意識や、コミュニケーションを取って業務をする重要性が社員全体に伝わります。個人への表彰だけでなく、チームに対して表彰する評価制度を設けることで、チームワークを促進させることができるでしょう。

コミュニケーションを促進させる仕組みづくりには、社員一人ひとりの意識改革も必要になります。例えば、上司が部下の意見を聞き入れる姿勢を示すことや、異なった意見を尊重する風土をつくるなど、オープンなコミュニケーション文化を醸成する必要があります。

♦コミュニケーション活性化を促す仕組みづくりのポイント

世代間ギャップが生むコミュニケーション課題への対策

コミュニケーションツールの運用方法の改革や定期的な社内交流の機会の増加、コミュニケーション活性化を促す仕組みづくりを実施していても、社内の若年層と中高年層における、コミュニケーションスタイルや価値観に差があると、円滑なコミュニケーションが取れないという課題がありまう。この課題に対して、どのような対策を取るとよいのでしょうか。以下、3つの対策内容を解説します。

対策①世代間の理解を深めるための研修の実施

世代間のコミュニケーションギャップを解消するためには、それぞれの世代の特徴や価値観を理解することが重要です。そのため、世代間の理解を深めるための研修を実施しましょう。働く世代は、主に団塊世代（1946-1964年頃の生まれ）、X世代（1965-1980年頃の生まれ）、ミレニアル世代（1981-1996年頃の生まれ）、Z世代（1997年以降の生まれ）に分かれます。それぞれの仕事への価値観やコミュニケーションの取り方は、その時代の経済動向や情勢などによって、特徴が分かれます。例えば、団塊世代は、戦後の経済成長期に育ったことから、組織に対する忠誠心が強く、対面コミュニケーションを好む人が多い傾向にあります。しかしながら、Z世代は、生まれた頃からインターネットが普及し、先進的なテクノロジーに触れて育ったことから、チャットやSNSを使った短いメッセージでのやり取りを好みます。そのため、対面での長時間の会議や、電話でのコミュニケーションを煩わしく感じる傾向にあります。このような世代間のギャップを知り、理解を深められる講義や、グループワークを通じた世代間の交流を実施して、世代間で配慮したコミュニケーションの体制を整えましょう。

世代間の相互理解を深め、誤解を解くことで、異なる世代の強みを活かすことができ、共通の目標に向かって協力しながら業務に取り組むことができます。

♦研修内容の例

対策②メンター制度の導入

世代間のギャップが生むコミュニケーションの課題は、中メンター制度を導入することで改善する可能性があります。メンター制度とは、先輩社員が新入社員に対して定期的に面談を実施して、不安や悩みを聞いて精神的なサポートをする人材育成の方法です。価値観のギャップが大きく開いていない先輩社員の相談を受けることで、新入社員に働きやすい環境を提供でき、帰属意識が向上します。また、仕事に関するノウハウを伝承する機会にもなり、新入社員のモチベーション向上にも役立つ制度です。

メンター制度を導入することで、社員一人ひとりがストレスを抱えず、効率的に業務ができる環境ができ、組織の横のつながりも強化され、チームワークの向上にもつながります。

世代間の交流を促進し、若手社員の成長を促すことができます。そのためには、定期的な面談を実施し、関係性を構築する必要もあります。

♦メンター制度のメリット

対策③多様な働き方を認める風土づくり

若年層は多様な働き方を求める傾向があり、中高年層は安定した働き方を重視する傾向があります。それぞれの働き方を尊重し、多様な働き方を認める風土づくりが重要です。

例えば、フレックスタイム制やリモートワーク、オンライン会議の活用、業務効率化が可能なDXツールやAIツールの導入など、10年前では普及されていなかった働き方を導入することで、時代に合わせた働き方が実現できます。他にも、副業や複業を認めたり、キャリアアップのための支援制度を導入することで、若手社員の意欲を向上させることができます。こういった新しい働き方や風土を導入するためには、上司が率先して多様な働き方を実践し、全社員が働き方について話し合う機会を設けることで理解を深めることができます。

ただし、多様な働き方を導入するにあたり、運用のルールを明確にしなければ、コミュニケーションが悪化してしまう可能性もあるため注意しましょう。

♦風土づくりのポイント

コミュニケーションが取りづらいオフィス環境の特徴

コミュニケーション課題の対策を実施する上で、オフィスのレイアウトによっては、コミュニケーションが取りにくく、対策しづらくなる可能性があります。では、コミュニケーションが取りづらいオフィス環境やレイアウトの特徴を解説しますので、あなたのオフィスレイアウトの参考にしてください。

固定席かつ島型デスクレイアウト

固定席制で、しかも島型デスクレイアウトのワークスペースでは、コミュニケーションが生まれにくい傾向があります。周囲との距離が離れていたり、島のように分断された空間は、心理的な壁となり、気軽に話しかけることをためらわせてしまい、ちょっとした雑談や意見交換などの機会が生まれづらくなります。また、顔が見えにくい配置のため、表情や身振り手振りといった非言語コミュニケーションが不足し、誤解が生じやすい傾向にあります。

部署ごとにエリア分けしたオフィス

部署ごとにパーテーションなどで明確にエリア分けしたオフィスは、コミュニケーションの活性化を阻害する可能性があります。部署間の交流が少なく、異なる部署の人との連携が取りづらい状況になりがちです。こういった部署間の壁ができることで、情報共有が滞り、全体最適な判断が難しくなる場合があります。さらに、異なる部署の意見を聞きにくい環境では、多様な意見を収集し、より良いアイデアを生み出すことが困難です。

ミーティングスペースが少ない

ミーティングスペースが不足しているオフィスでは、コミュニケーションの機会が限られ、業務効率の低下につながる可能性があります。ちょっとした疑問や相談をすぐに共有することが難しく、業務が滞る原因となります。前述で述べたように、1on1ミーティングやチーム全体のグループミーティングを行うことで、コミュニケーション課題を助ける機会になります。しかし、ミーティングを実施するスペースがない場合は、自席で実施しても、周囲の社員には聞かれたくない相談などもあり、コミュニケーションを促進したいという目的がある場合には不向きです。さらに、チームメンバー間の連携が弱まり、業務の質が低下する可能性があります。

また、自由な発想で議論できるスペースがないため、新しいアイデアを生み出すことが難しくなります。その結果、商品やサービスのクオリティの低下や、顧客満足度の低下につながる可能性があります。

コミュニケーションを活性化させるオフィスづくりの工夫

従来のオフィスレイアウトであったり、ミーティングスペースが少ない場合は、コミュニケーションが取りづらい傾向にあります。

では、現代の働き方に適したコミュニケーションが取りやすいオフィス環境とは、どのような環境なのでしょうか。以下に、コミュニケーションを活性化させるオフィスづくりの工夫のポイントを解説します。

ABWの考え方を取り入れる

現代のオフィスでは、ABW（Activity Based Working）の考え方を取り入れてレイアウトを設計し、社内コミュニケーションの活性化を図る企業が増加しています。ABWとは、業務内容や状況に合わせて、働く場所や働き方を選択できる働き方のことです。固定席ではなく、業務内容やその時の状況に応じて、集中して作業できるスペースや、チームで協働できるスペースなど、さまざまなタイプのワークスペースを用意することで、社員一人ひとりが自分の業務に最適な環境を選ぶことができます。ABWの考え方に基づいたオフィス環境で働くことで、生産性の向上や創造性の向上、エンゲージメントの向上に期待できます。

但し、よく利用される席や会議室の利用には、予約システムを導入して利用の管理をするなど、ルールや管理方法を決定し、社内全体に周知をする必要があります。

コミュニケーションが取りやすいオフィスの動線をつくる

オフィス内の動線を工夫することで、社員同士の自然なコミュニケーションを促進することができます。例えば、デスクの配置を工夫し、視界が開けるようにするだけでも、オープンなオフィス空間になり、コミュニケーションを取りやすくなります。また、共通の休憩スペースを設けることで、他部署間との交流や、普段は話さない人との気軽な会話が生まれる可能性もあります。他にも、水回りやコピー機など、よく利用される共有スペースを分散させることで、偶然の出会いを増やして会話の機会を生んだり、オフィス内を人が行き交う頻度が上がり、活気的なオフィス空間をつくることができます。

このようにコミュニケーションが取りやすいオフィスの動線をつくることで、情報共有がスムーズになり、チームワークも向上する働きを促します。

業務に集中できるスペースをつくる

コミュニケーションを活性化させるワークスペースをつくると同時に、業務に集中できるスペースを用意することで、効率的に作業を進めることができ、結果的にコミュニケーションの質向上にもつながります。例えば、個室のブースやカフェスペースを設けて、インプットや集中して作業ができる空間をつくると良いでしょう。オフィスに集中できる空間があることで、ストレスの軽減や業務効率の改善にも役立ちます。

オフィスコミュニケーションを活性化させるDXツールを活用する

コミュニケーションを活性化させるためには、社内情報共有がすぐにできるDXツールを活用することが重要です。リモートワークやフレックスタイム制の勤務が普及する中、社内の情報共有のためには必要不可欠なツールです。出社型のワークスタイルの場合でも、複数人への情報共有がスムーズに行えることや、スピーディに情報を伝達できることで、コミュニケーションの活性化に役立たせることができます。ツールごとに、機能面などの特徴があるため、業種や社内体制などに合わせて、適切なツールを導入するとよいでしょう。

セキュリティ対策をする

コミュニケーションを活性化させるためには、セキュリティ対策をすることが重要です。情報漏えいのリスクを抑え、安心してコミュニケーションを取れる環境を整えるため、入退勤のアクセス制限やデータの暗号化、従業員へのセキュリティ教育などを実施するとよいでしょう。情報漏えいの防止をはじめ、信頼性のあるオフィス空間をつくることができます。

コミュニケーションが活性化する具体的なオフィスレイアウトや仕掛け

では、オフィスのコミュニケーションを活性化させるために、具体的にどのようなオフィスレイアウトにすると良いのでしょうか。コミュニケーション活性化に役立つレイアウトをいくつか紹介します。

フリーアドレスのワークスペース

固定席ではなく、フリーアドレスのワークスペースにすることで、部署やチームの垣根を超えて、コミュニケーションを図ることができます。隣席が毎日同じ人でないことで、ワーカー同士が自然にコミュニケーションを取りやすくなるメリットがあります。また、集中したいときやコミュニケーションを取りたいときなどの気分や業務内容に合わせて、席を変えて働くことができるため、ストレスが溜まりにくいこともオフィス内のコミュニケーション活性化に貢献します。さらに、フリーアドレスに適した島型レイアウト以外のオフィスレイアウトにすることで、自由なレイアウト変更ができ、事業の拡大や縮小、チーム編成の変更などに柔軟に対応できます。

人が集まるマグネットスペース・カフェスペース

オフィス内に、オフィスキッチンやリフレッシュスペースなどを集約したマグネットスペースやカフェスペースを導入することで、オフィスコミュニケーションの活性化が促進します。人が自然に集まる場所をつくり、偶然の会話を促す仕掛けをすることで、部署や役職を超えたコミュニケーションが取りやすくなり、業務上の情報交換やちょっとした相談や、新しいアイデアの提案が自然にできるようになります。また、社員のストレス軽減やモチベーション向上の効果が期待できるので、多くの社員から喜ばれるでしょう。

予約不要のオープン会議スペース

コミュニケーションの活性化には、会議やハドルミーティングなど、定期的な情報共有や状況確認をする必要があります。そのため、ワークスペースから離れた場所で、会議や打合せの実施をすることで、社内コミュニケーションが促進されます。会議室の数が少ない場合、利用者が多いことで、予約がなかなか取れないことが多く、スピーディな打合せの対応ができないデメリットがあります。そのため、ワークスペースの一部を予約不要のオープンな会議スペースにすることで、必要なときにすぐに会議や打合せを実施できます。

セキュリティ管理システムやロッカールームの導入

フリースペースやABWの考え方に基づいたオフィスレイアウトに変更する場合は、固定席がなく、オフィス内の席を移動する機会が多いため、個人の荷物や貴重品を置くロッカールームをつくることで、荷物移動の手間を省け、よりコミュニケーション活性化を促すことができます。また、リモートワークやフレックス制を導入する場合などに、エントランスに入退勤セキュリティ管理システムを導入することで、安全に先進的な働き方を実施することができます。

社内コミュニケーションを活性化させるオフィスレイアウト事例

私たち、大阪オフィス内装工事.comでは、オフィスレイアウトの提案やオフィスづくりのサポートを行っています。ここでは、私たちが手掛けた社内コミュニケーションを活性化させるためのオフィスレイアウト導入事例を一部紹介します。

事例①コミュニケーションを促進するコクヨのオフィス家具

ワークスペースとは別に、集中できる空間をオフィス内につくるため、ワークブースの導入のお手伝いをしました。コミュニケーションを促進させるために、業務に集中したいときに集中して業務ができるワークスペース。リモートワーカーとのオンラインミーティングをするスペースとしても活用できます。

事例②コミュニケーションを活性化させるリフレッシュスペース

人が自然と集まる場所として活用されるリフレッシュスペース。休憩時間を過ごすスペースとしても活用できますが、他部署間の隔たりを取り払うためのコミュニケーションを図るスペースとしても有効です。

事例③あらゆる用途で活用できるワークスペース

打合せスペースに設置するデスクには、上下昇降テーブルを採用しハドルミーティングがしやすい空間に。間仕切りスペースもガラスパーテーションを使用したり、執務スペースには間仕切りの代わりに棚を使用することで、コミュニケーションが活性化するオープンで開放的なオフィス空間に仕上げました。

社内コミュニケーションが生まれるABWのオフィスを取り入れよう

オフィスのコミュニケーションを活性化させるためには、さまざまな課題に向き合った対策を取り、オフィスレイアウトに工夫を加えることが大切です。特に、ABWの考え方に基づいたオフィスレイアウトづくりをすることで、出社型とリモートワークのハイブリッドワークを実施する場合に、社内コミュニケーション活性化の対策が取りやすいので、おすすめしています。

私たち、大阪オフィス内装工事.comでは、ABWのオフィス空間をはじめ、あらゆるオフィスレイアウト設計のサポートを行っています。オフィスコミュニケーションを活性化させるレイアウト設計を検討されている場合は、お気軽にご相談ください。

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