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今回は、大阪府の企業様からオフィス移転に伴う新規什器の搬入の依頼がありました。オフィスを移転をすると、オフィスのレイアウトやデザインを自由に決めて、憧れのオフィス空間をつくることができます。しかしながら、移転にあたり長期の打合せや確認作業、手続きなどが必要なため、細かなスケジュール管理が必要です。

この記事では、今回、お手伝いしたオフィス移転の事例紹介やオフィス移転で期待できるメリット、注意すべきデメリット、さらに失敗しないためのオフィス移転の意識や進め方、オフィス移転にかかる費用の目安など紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転事例紹介

依頼された新規什器は、執務室や会議室に設置するデスク周辺の什器や、リフレッシュルームに設置する各種什器やエントランスに設置するソファ、倉庫室のラックなど、スタイリッシュで利便性の高いオフィス家具ばかりです。

執務室のデスクはチームごとに業務しやすいようにレイアウトします。デュアルディスプレイやトリプルディスプレイなど複数画面を使用してパソコン作業をする業務のデスクには、モニターアームを設置。デスク周りのキャビネットやロッカーは、しっかり壁に固定して耐震対策を行います。スタイリッシュで、業務効率の良い、安心・安全なオフィス空間に仕上げます。

次は、こだわりの詰まったリフレッシュルームの紹介です。従業員がコミュニケーションを取れるようソファやデスクチェアをレイアウトします。集中したい場合や、一人でゆっくりとしたい場合などは、カウンター席で外の景色を見ながら休憩ができます。

来訪のゲストに一時待機を促すスペースや、チームごとの社内ミーティングをする環境としても活用できます。

会議室は口の字形式にデスクやチェアを並べ、会議しやすいレイアウトに。大人数が集合できるように移動しやすいキャスター付きチェア20脚を設置しました。

企業の顔とも言えるオフィスのエントランスには、無駄のないスタイリッシュなデザインのソファを設置。デザイン性の高いエントランスにすることで、企業イメージ向上を図ります。

倉庫室にはラックを設置。来訪ゲストや従業員が、往来する執務室や会議室、リフレッシュスペースなどには備品を置かず、倉庫に保管することでオフィス内の景観が保たれます。

オフィスを移転することで、理想的なオフィス環境に自由にレイアウト変更ができるため、業務がしやすく、従業員から出勤したいと思われるスタイリッシュなオフィスレイアウトの実現が可能です。

オフィス移転で期待できるメリット

今回の依頼のように、オフィス移転でオフィス自体の景観が良くなるほか、さまざまなメリットがあります。

従業員のモチベーション向上

これまでより広々と業務ができることや、働きやすいデスク環境に変えるなど、オフィス選びやレイアウトの工夫で働きやすくなり、従業員のモチベーションが向上します。さらに、企業コンセプトを体現した内装デザインにすることで、従業員ロイヤルティが上がり、従業員同士の連帯感も生まれやすくなります。

業務効率・生産性の向上

業務内容に合わせたレイアウトの工夫や、オフィス什器選びをすることで業務効率や生産性の向上が見込めます。例えば、支店ごとのオフィスから、本社を拡大して支店を持たないオフィス環境にすると、遠隔のやり取りから直接質問できることで業務効率が向上することがあります。また、フォンブースを設置した集中エリアをつくることで、集中力が上がり生産性の向上を図れます。さらに、立地条件によりますが、駅から近いオフィスに移転することで、通勤がしやすくなるメリットもあります。

従業員同士のコミュニケーション活性化

複数支店からワンフロアのオフィス環境に移転することで、従業員同士が質問をしやすい環境を生み出せます。また、リフレッシュルームを充実させることで、従業員同士のコミュニケーション活性化を図れます。近年、多く導入されているフリーアドレスに適したレイアウトやデスク環境をつくることで、今まで話す機会が少なかった従業員同士がコミュニケーションを取りやすく、従業員同士の意見交換がしやすい環境となるでしょう。

企業ブランディング

デザイン性や機能性、企業の理念や考え方を感じられるオフィス環境にすることで、企業ブランディングにつながります。オフィスに訪問した取引先や求職者に、好印象を与えられ、商談や求職活動においても役立つでしょう。

コスト削減

従来は、取引先や営業先まで訪問し、商談や打ち合わせをすることが主流でしたが、WEBミーティングが主流となった現代では、どこにいても業務ができるのでオフィス立地条件が自由に選択できる企業が増えてきました。地方にオフィス移転や複数支店を本社に一括することで、オフィス賃料などの固定費や光熱費の削減ができます。

オフィス移転で注意すべきデメリット

オフィス移転をすることで、デメリットが生じる場合もあります。オフィス移転の注意点は下記の通りです。

移転に手間や時間がかかる場合がある

オフィス移転をするためには、さまざまな計画や打ち合わせ、手続きをする必要があります。目的を持ち、明確な計画を立てずにオフィス移転の依頼をしてしまうと、業者との食い違いがあり打ち合わせが思った以上に時間がかかってしまう場合や、急なトラブルでスケジュール通りに完工しないケースもあります。さらに、業務の効率化を目的にオフィス移転をしたいと考えた場合でも、オフィス移転の計画を立てるために手間や時間を要することがあり、業務の妨げになりかねません。

オフィス移転にマイナスな意見もある

トップダウンでオフィス移転のレイアウト考案などを進行した場合に、従業員に不満を感じさせてしまう可能性があります。例えば、アクセスの利便性が劣ってしまい、通勤時間が長くなってしまう場合や、飲食店が少ない環境へ移転をした場合、従業員のモチベーションが下がり、不満を抱いてしまうこともあるでしょう。

失敗しないオフィス移転にするために

こうしたオフィス移転に失敗がないよう、オフィス移転をする前にやるべきことを解説します。

明確なオフィス移転の目的をもつ

オフィス移転をする目的を決めずに移転作業を進めてしまうと、レイアウトの計画が滞ってしまう可能性や、オフィス移転のメリットや効果を感じられない可能性があります。現状のオフィス環境で抱える問題や改善点を精査して、明確な目的を持つことが重要です。

例えば、「新規プロジェクトで良い結果を出すため、従業員同士のコミュニケーション活性化させ意見交換や新しいアイディアが出しやすいオフィス環境に整える」といった明確な目的を持つことで、リフレッシュルームやフリーアドレスなど、「コミュニケーション活性化」にコミットしたオフィス環境を築くことができます。

移転すべき時期を計画する

事業内容や業種によっては、繁忙期や人員不足で新しいことに対応するためのリソースが足りない時期があります。このような時期にオフィス移転を進めることで、業務に支障が出てしまうことや、従業員のストレスにつながってしまいます。オフィス移転をする場合は、一般的に6ヶ月～1年程度の期間の目安を見込み計画されますが、移転作業が可能な時期を逆算して計画を立てる必要があります。

オフィス移転の進め方

通常、オフィス移転をする上で、既存のオフィスビルと新しいオフィスビルの2軸で発生する業務があります。それぞれの進め方を解説します。

既存オフィスビルの移転の進め方

移転をする際、既存オフィスで発生する業務は下記2点です。

• 解約通知
• 原状回復工事

既存オフィスで普通借家契約を結んでいる場合、まずは解約通知を出す必要があります。オフィス移転を予定する1年～6ヶ月前に通知する必要があり、6ヶ月以内の通知をすると解約料が発生するケースがあるため注意が必要です。また、オフィスを退去するにあたって、壁や天井など入居時の状態に戻して返却をする原状回復工事をするのが一般的です。

新オフィスビルの移転の進め方

新オフィスで発生するオフィス移転時の業務は、下記の通りです。

• 目標設定・現状調査
• オフィスビル選定
• コンセプトの検討
• 与条件の設定
• ゾーニング、IT計画
• スケジュール設定
• オフィス移転のコストを概算で算出
• 実施計画図面作成
• プラン調節、コスト調整（補助金・助成金の確認）
• 工事やオフィス家具など、各種手配
• 施工管理
• 届出・手続き

新オフィスに移転する際に、まずはオフィス移転をすることで成し遂げたい目標設定をすることが重要です。また、目標設定をするために。既存オフィスで抱える問題や、従業員の働き方に関する現状調査をすることで、適切な目標を設定できます。

オフィスビルの選定は、各種ウェブサイトで複数の仲介業者や不動産会社の物件情報を調べることが重要です。空室率やオフィスビルの特徴、仲介業者の特徴を比較して下調べできます。

また、オフィスのデザインやレイアウト、機能性を決定する上でコンセプトの検討が必要になります。最初に設定した目標に基づき、オフィスコンセプトを検討しましょう。そして、新オフィスに入居する人数や、必要な部屋数やパソコンの台数など、構築に重要な与条件を設定します。この条件を基に、新オフィスのフロアに合わせて、執務スペースや会議室、休憩室などのレイアウトを決定するゾーニングや、オフィス家具やOA機器、LAN設備の配置のIT計画をします。

このような設定や計画に加えて、既存オフィスの原状回復工事の打合せをして、工期やコストがどれくらい必要かを確認します。それを踏まえて、新オフィスで執り行う各種工事の期間を検討し、家具搬出や引越しのスケジュールを設定します。

そして、オフィス移転にかかるコストを概算で算出し、計画した内容を実施するため、実施計画図面を作成します。オフィス移転をする3ヶ月前にはレイアウトを決定できるようプランの調節や、予算枠に収まるようコスト調整をすることが重要です。プランやコスト調整の決定後、工事やオフィス家具什器の各種手配をします。

オフィス移転にかかるコストを一部国や地方自治体が補助をしてくれる補助金や助成金を使える場合があるため、コスト調整をする上で、併せて確認しておくとより良いでしょう。

オフィス移転の補助金・助成金についてはこちらから

オフィス移転で使える補助金・助成金とは？申請の流れや注意点もチェック

工事が始まった後は、各種工事が設計図やプラン通りに進んでいるか確認する作業をはじめ、オフィスビルの法規的な違反がないかチェックをする施工管理をする必要があります。

そして、オフィス移転後に、法務局や税務署などの届出や手続きも必要です。提出期限がある書類を確認し、提出忘れや抜け漏れのない迅速な対応を心がけましょう。

オフィス移転後に必要な手続きは、こちらの記事を参考にしてください。

オフィス移転に必要な手続き

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オフィス移転をすると、業務改善を目指したレイアウトに変更でき、企業イメージの向上にもなるので大きなメリットがあります。しかしながら、移転が完了するまでにあらゆる業務が発生してしまい、時間や労力がかかってしまいます。また、初めてオフィス移転する場合には、「コンセプトの決め方が分からない」「良いオフィス物件の探し方が分からない」など、不明点が多く業務に支障がでてしまう可能性もあります。

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