こんにちは！
大阪府大阪市を中心にオフィス環境づくりを支援している大阪オフィス内装工事.comです。

今回は、大阪市にある法律事務所からの依頼で、事務所移転に伴う改修工事を実施。電気工事や弁護士室の間仕切り、エントランス造作などお手伝いをしました。

事務所移転における業者選びにて、予算の兼ね合いで別業者に依頼をしようとしたところ、提案力に不安があるということで弊社への依頼を決めていただきました。

事務所の老朽化や事業拡大などで事務所移転を検討する際、どのような業者に依頼をするとよいのでしょうか。この記事では、今回の移転の工程や事務所移転を業者へ依頼するメリット、事務所移転業者の種類や特徴、業者の選び方のポイントなどを解説しています。

今後、事務所移転を控えている企業や、移転を検討している企業は、ぜひ参考にしてください。

事務所の移転に伴う改修工事の工程

今回の事務所移転に伴い、まずは天井に設置されていた既存の照明器具を外す作業、離線作業など、電気工事を行いました。その後、天井やクロスに骨組みを行う軽天工事や、新しいダウンライトの取付けなどを行い天井工事は完了。

エントランス部分のLGS壁は、PB（プラスターボード）貼りや、下地ボードのパテ埋めなどの造作を行い、仕上げに落ち着いたブルーアッシュグレーのクロスを貼ります。

その他、事務所の顔となるエントランス部分の造作も問題なく進み、ノーブルな雰囲気に仕上がりました。

オフィス床は、OAフロアの配線やエリアごとにゾーニングして、タイルカーペットの設置を行います。

弁護士室の間仕切り工事や、エンデバーハウスの吸音パネル「木蓮」の設置も完了し、デザイン性の高いオフィス空間に仕上げます。

各種オフィス什器の搬入と設置も完了し、無事に新事務所の内装が完成しました。引き続き、消防検査や旧事務所からの引っ越し作業のお手伝いを行う予定です。

事務所移転を自社で行うデメリット

事務所移転はコストを抑えるため、自社内で移転を進める企業も少なくはありません。しかしながら、自社だけで移転を行うと生じるデメリットも多く、事務所移転コスト以上に損失を生んでしまう可能性もあります。この章では、自社で移転を進めるデメリットを解説します。

自社移転作業のデメリット①旧事務所と新事務所の手続きが難しい

事務所移転に伴い、旧事務所と新事務所の手続きが必要です。契約内容が複雑で、どのような手続きが必要か分からず戸惑うことも少なくありません。旧・新事務所の契約内容を把握しきれておらず、手続き自体に時間がかかってしまう可能性もあり、担当する従業員の負担が大きくなります。

事務所移転の際、必要な手続きの詳細については、こちらからご覧ください。

自社移転作業のデメリット②計画倒れしやすい

旧事務所の解約申請は、一般的に半年前には対応する必要があります。そのため、事務所移転の計画は、半年以上前から進める必要があります。

通常業務をしながら移転計画を進めることは、相当難しく、業務への支障が出てしまいます。

そのため、スケジュール通り進められない場合や、引っ越し日にズレが出てしまうなど、計画倒れしてしまうケースもあります。

自社移転作業のデメリット③オフィス家具やOA機器が破損する可能性

オフィス家具の移設作業を自社で対応すると、家具を運ぶ際に、慣れない作業でぶつけて傷つけてしまうリスクがあります。また、落下させて破損させてしまう恐れもあります。

パソコンなど、OA機器を破損させてしまった場合は、修理や買い替えに別途費用が発生してしまいます。

自社移転作業のデメリット④従業員の業務ロス

事務所移転には、多くの手続きや作業があり、十分な時間の確保が必要です。移設作業については、人員確保が必要になります。

そのため、従業員が通常業務をこなしながら、移転に向けて手続きや作業を進めることは、大幅な業務ロスにつながる可能性があります。

事務所移転を業者に依頼するメリット

では、次に事務所移転を業者に依頼するメリットを解説します。

事務所移転業者依頼のメリット①専門知識のサポートを受けられる

事務所移転に精通した業者に事務所移転を依頼すると、多くの移転実績で得た知識があるため、さまざまな専門的なサポートを受けられます。旧事務所や新事務所の手続きのサポートや、その他、事務所移転に関することであれば、質問でき安心です。

事務所移転業者依頼のメリット②スケジュール管理がしやすい

業者に依頼をすると、事務所移転計画の手順から進行をすべて任せられます。これだけで大幅な時間的コストの削減で大きなメリットになりますが、事務所移転に精通した業者に依頼すると、理想の事務所移転を叶える効果的な移転計画の提案を受けられます。スムーズなスケジュール進行で、理想的なオフィス空間に仕上げる事務所移転が可能です。

事務所移転業者依頼のメリット③安全にオフィス家具を移動できる

移設・引っ越し作業まで行う業者に依頼すると、安全にオフィス家具やOA機器の移動ができます。プロの業者が運ぶので、傷をつけることなく、破損のリスクも最小限です。

事務所移転業者依頼のメリット④移転における従業員負担が少ない

最大のメリットは従業員の負担を最小限にして、事務所移転計画～作業まで行えます。移転をする理由の一つとして、従業員が働きやすいオフィス環境をつくることが挙げられます。資本となる従業員に負担をかけず、移転計画を進めることで、業務効率を下げずに事務所移転を進められます。

事務所移転業者の種類や特徴

事務所移転を業者に依頼するメリットは多くありますが、どのような業者に依頼できるのでしょうか。事務所移転業者の種類と特徴を解説します。

引っ越しサービス

引っ越しサービス業者は、家庭の引っ越しで利用するケースと同様、法人の引っ越しサービスでオフィス家具やOA機器などの運搬をしてくれます。荷物の運搬だけでなく、オフィスレイアウト設計や内線工事なども依頼できるケースもあります。

内装工事業者

内装工事業者は、オフィス移転に伴うビルや事務所内部を施工する業者です。直接、内装工事業者に依頼することで、プロフェッショナルな仕上がりを期待できますが、一般的な住宅とオフィスの施工内容は、大きく異なるため、業者の選定が重要です。

オフィス家具メーカー

デスクやチェア、キャビネットなど、オフィスに設置するオフィス家具の製造や販売を行うメーカーでは、メーカー独自のオフィス家具の特徴や機能性を詳しく知ることができ、事務所移転やレイアウト設計をサポートするメーカーも多くあります。

オフィス移転コンサル

オフィス移転前の手続きから、移転後のフォローまで、事務所移転の流れを一貫してサポートをする業者が移転コンサル業です。コンサルを通すことで、事務所移転のトータルコストを抑えられる可能性もあります。

また、事務所移転に精通した引っ越し業者や内装工事業者への依頼も代行して、できるだけ依頼者の要望や理想を叶えられるよう依頼業者の選定もしてくれます。

さらに、要望するオフィス家具の提案や選定をしてもらえるため、オフィス家具メーカー業者の選定にかかる時間も削減できます。

私たち、大阪オフィス内装工事.comも移転コンサル業ですが、移転に関わる一部サポートのお手伝いから、事務所移転のトータルサポートまで幅広く依頼を請けています。

事務所移転業者選定の基準となる指標決定

事務所移転業者を選ぶにあたり、業者選定の基準となる指標を決定する必要があります。指標決定をする内容の解説をします。

予算の決定

引っ越し費用や新事務所の契約費用、旧事務所の原状回復工事費用、敷金や仲介手数料、事務所のレイアウト設計・施工費、新規什器の費用など、事務所移転自体にかかる費用や、事務所移転後に理想のオフィス環境にするためにかかる費用のトータルが、どれくらいかかるかを算出して、ある程度の予算を決定する必要があります。

そのため、複数の業者へ見積もり依頼を行う必要があります。

依頼するサービスの範囲を決定

移転にかかる費用は大きいですが、コスト削減ができるポイントがいくつかあります。事務所移転業者のサービスや価格は、業者によってさまざまなので、各業者のホームページやパンフレットなどを参考に、依頼したいサービスの範囲も決定する必要があります。

事務所移転時期の決定

実際に事務所移転したい時期の決定も重要です。自社の繁忙期などを避けて、予定や計画を組みましょう。業者によっては、希望の時期に間に合わせられない可能性もあるため、ある程度の余裕をもって移転時期の設定が必要です。

良い事務所移転業者の選び方の6つのポイント

事務所移転を依頼できる業者の種類は多くありますが、移転における失敗をしないよう、良い業者を選ぶための6つのポイントを解説します。

事務所移転の実績

事務所移転の対応をしている業者は多くありますが、事務所移転の実績の有無を確認することが重要です。事務所移転の実績が少ない場合や、形だけオフィス移転の対応もしていると謳っているだけの業者もあるため、注意が必要です。

家庭の引っ越しとは異なり、オフィス移転は経験やノウハウがないと、失敗するケースもあるため、きちんとした実績があるか確認することで、後々のトラブルを防ぐことができます。

ニーズの理解、対応力がある

事務所移転における要望や、新事務所で理想とするオフィス環境にするための依頼内容への理解があり、しっかりヒアリングなどの対応をしてもらえる業者に依頼することがポイントです。

依頼できるサービス内容の範囲

サービス内容で、事務所移転の対応をしている業者であっても、各業者によってサービスの範囲が異なります。什器などの運搬のみの場合や、内装工事やレイアウト設計など、事務所移転に関わるサービス内容をワンストップで行う業者もあります。「事務所移転に伴う内装工事だけを依頼したい」という場合など、ポイントで依頼したい場合は、依頼できるサービスの内容の範囲を事前に確認することが大切です。

価格設定とクオリティのバランス

複数の業者に見積りを取り、価格が安いというだけで業者選びをしてはいけません。単に、価格が安いだけで、実際に施工すると雑な施工が行われる可能性や、打ち合わせがスムーズにいかない可能性があります。価格の安さも重視しながら、施工のクオリティや対応レベルとのバランスを見て、業者選びをすることが大切です。

レイアウト図の作成

事務所のレイアウトは、従業員がスムーズに動ける動線かつ効率的に業務ができるよう設計する必要があります。また、近年では企業ブランディングのため、おしゃれでスタイリッシュなデザインにすることも重要視されています。

そのため、業者選定の際は、レイアウト図の作成をしてもらえて、美しく快適に過ごせそうなオフィス空間を提案してもらえる業者に依頼することがポイントの一つです。

丁寧なアフターフォロー

移転後、完成した事務所で業務をする中で、新しく発生する問題や課題に対応してもらえる業者選びをすることも重要です。足りなくなった備品の発注や、新規什器の搬入、災害時に備えた防災対策、人員増加や業務改善のためのレイアウト変更など、移転後のアフターフォローが充実した業者選びをすることが大切です。

事務所移転なら私たちにおまかせください

事務所移転をする場合は、自社で対応するよりも業者依頼をすることでメリットを感じられ、従業員の負担なくスムーズに移転作業を進められます。予算や移転時期の希望などを取り決めてから、依頼したいサービス内容に対応できる業者選びをする必要があります。

私たち、大阪オフィス内装工事.comは、事務所移転におけるサービスをワンストップで対応しており、移転後の丁寧なアフターフォローを心がけています。また、移転後に叶えたい事務所のレイアウトやのヒアリングや、企業が抱える課題の改善につながるレイアウトの提案も行っています。事務所移転におけるお困りごとは、お気軽にご相談ください。

また、こちらの記事では、事務所移転におけるメリット・デメリット、失敗しない移転の進め方などを解説していますので合わせて参考にしてください。

オフィス移転事例！移転のメリット・デメリット、移転の進め方を解説

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