2024.10.16 オフィス内装工事

オフィスの縮小化はするべき？メリットや事例を紹介

こんにちは！
大阪府大阪市を中心にオフィス環境づくりを支援している大阪オフィス内装工事.comです。

テレワークやIoTシステムの普及が進む中、オフィス出社の必要性が問われています。近年では、オフィスの在り方や働き方を見直し、オフィス縮小をする企業が増えてきました。

この記事では、オフィス縮小の概要や、メリット・デメリット、オフィス縮小をする前に知っておきたい知識、オフィス縮小で失敗しないポイント、オフィス縮小におけるレイアウト変更の施工事例などを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

オフィス縮小（移転）とは

オフィス縮小とは、既存オフィスよりもオフィス規模やフロア面積を小さくすることです。オフィスフロア面積が狭いオフィスビルへ移転するケースと、既存オフィスのフロアを一部返却して、面積を減らすケースがあります。

オフィス縮小が増えている理由

コロナ禍以降、テレワークが定着し、オフィスへの出社率の低下やフルリモート人材の採用などで、既存オフィスに余剰ができたことが大きな理由です。現代では、ICTが普及し、出社をしなくても業務ができる環境が整ってきました。時間や場所にとらわれない働き方へシフトしていく中で、オフィス面積が不要になり、オフィス縮小をするメリットを感じる企業が増えてきました。

また、ネガティブな要因としては、中小企業を中心に離職率が向上していることと関係しているかもしれません。

中小企業の離職率に関する記事はこちらから

人が辞めないオフィスとは？職場環境の不満と改善方法も解説

オフィス縮小のメリット・デメリット

では、オフィス縮小をするメリットはどのようなことがあるのでしょうか。また、合わせてオフィス縮小のデメリットも解説します。

オフィス縮小のメリット

オフィス縮小をすると、下記3つのメリットがあります。

賃料、その他コストの削減
生産性や業務効率の向上
柔軟に新しい働き方に対応できる

オフィス縮小をすることで、毎月のオフィスの賃料や、光熱費、固定費の削減ができます。また、テレワークを前提とした縮小をする場合は、従業員に支給する交通費のコストの削減も可能です。

テレワークを推進し、オフィスがなくてもできる仕事と、オフィス出社をしないとできない仕事の棲み分けができ、生産性や業務効率を上げることができます。テレワークをはじめ、フリーアドレス化や執務室を必要最低限のカフェ風オフィスにするなど、新しい働き方やオフィス環境に柔軟に対応できます。

オフィス縮小のデメリット

オフィス縮小をする際のデメリットも押さえておきましょう。下記3つのデメリットがあります。

オフィス縮小における移転やレイアウト変更の費用がかかる
人員増加時に対応しづらい
社員へのモチベーション低下につながる可能性

オフィス縮小後は、賃料や固定費など毎月のランニングコストを抑えることができますが、縮小をするにあたり、移転費用やレイアウト変更の工事費用、原状回復工事費、オフィス家具の廃棄費用などが必要です。また、これからオフィス出社を想定した人員増加を検討されている場合は、対応しづらくなるためおすすめできません。新しい人材確保をしない場合も、従業員がオフィス環境が狭くなることで、モチベーション低下につながる可能性があります。その結果、離職をしてしまうリスクもあるため、縮小を検討する場合は、従業員の意見を聴取することが大切です。

オフィス縮小を検討する前に・・・

テレワークが普及し、オフィスに出社する人数が少なくなった場合や、事業規模を縮小した場合に、オフィス縮小を検討することが多いと思います。しかしながら、オフィス縮小をすることが自社にとって本当に良いことなのか、判断に迷うこともあるでしょう。

オフィス縮小を検討する前に、「1人あたりのオフィスの適正面積」と「オフィス分散」について目を向けましょう。

1人あたりのオフィスの適正面積とは

オフィス縮小を検討するにあたり、出社する従業員が窮屈に感じないオフィスの広さがどれくらいなのかを知ることが重要です。ザイマックス不動産総合研究所が行った2024年時点のデータで、出社する社員1人あたりのオフィス面積調査では、大阪市エリアで1人あたり4.7坪でした。2023年のデータでは1人あたり5.0坪だったため、テレワークやフリーアドレスの導入が進み、オフィス縮小をする企業が増えていることが分かります。

1人あたりのオフィスの適正面積を知り、従業員人数と見比べて、現在のオフィス面積よりも縮小するべきか判断しましょう。

参照：ザイマックス総研の研究調査（2024）、ザイマックス総研の研究調査（2023）

オフィス分散とは

オフィス分散とは、サテライトオフィスやコワーキングスペースなどを活用して、いくつか働く場所を持つことを言います。自社のオフィスは必要最低限の広さにして、オフィス分散をする企業が増えています。

サテライトオフィスができることで、通勤の移動距離や時間の削減につながります。また、災害やパンデミックが起こっても事業を継続しやすいことが大きなメリットです。

しかしながら、オフィス分散をすることで、社内のコミュニケーション不足に陥りやすい側面があるため、チャットツールやオンラインミーティングなどを活用しながら対策することが大切です。

また、業務管理や出退勤の管理、セキュリティ関連も整備しておく必要があります。

オフィス分散を伴う縮小を検討する場合は、分散後に向けた対策を考慮した上で検討しましょう。

失敗しないオフィス縮小のポイント

自社のオフィス縮小計画を進めるにあたり、既存オフィスの工事やレイアウト変更が必要です。移転を伴う場合は、オフィス引越し作業なども必要です。作業時間やコストもかけることになるため、失敗しないオフィス縮小のポイントを解説します。

コストパフォーマンスが向上するか確認

オフィス縮小における工事や移転作業には、ある程度のコストがかかります。縮小後に削減できる具体的なコストを計算して、期待できる費用対効果があるか確認しましょう。

また、テレワークを導入する場合は、勤怠管理システムやコミュニケーションツールなどを用いて、業務の進行を進めるケースが多いため、新たに導入する場合は、オフィス縮小後にかかるランニングコストも把握しましょう。コストパフォーマンスが向上するのであれば、オフィスを縮小する必要性が上がります。

長期的な視点でオフィス縮小が必要か判断する

一時的な理由でオフィス縮小を検討するのではなく、「1年後に人員増加をする予定がないか」「長期的にテレワークの継続を進めていくのか」など、改めて事業プランの見直しをすることで、オフィス縮小の必要性を把握できます。

目的を明確にする

オフィス縮小をすることで、得られるメリットはたくさんあります。毎月かかる賃料や光熱費などのコストを抑えることや、働く場所を分散させてBCP対策の強化もできます。

単に、人員が減ったことやテレワークの導入で縮小するのではなく、「ランニングコストを抑え、生産性向上に貢献するITツールの導入をしたい」「災害時に備えたBCP対策をしたい」など、オフィス縮小の目的を明確にすることで、スムーズに縮小計画を進められます。

縮小後の働き方に対応できる社内整備を行う

テレワークを導入する場合には、コミュニケーション不足により業務効率が悪くなってしまう可能性があります。また、勤怠管理が行き届かず、業務をさぼってしまうリスクもあります。

オフィス縮小後に向けて、コミュニケーションツールの使用ルールや、評価基準の変更など、新しい働き方に対応できる社内整備を行うことで、業務のパフォーマンスを落とすことなくオフィス縮小の効果を感じられます。

オフィス縮小事例

以前に、テレワーク推奨や従業員人数が減ったことで、オフィス縮小に向けてレイアウト変更を決意された大阪市の企業様の施工事例を紹介します。

縮小前には、65席の固定席がある執務室や、広々とした会議室や役員室などオフィスビルのワンフロアをすべて利用していましたが、そのうちの2分の1程度の広さを返却するため、レイアウト変更を行いました。

打合せ時点で要望をしっかりヒアリングし、新レイアウトの提案図を作成して進行。今回は役員室と会議室のレイアウト変更と、縮小した執務室の什器を廃棄・買取のお手伝いをしました。

役員室のレイアウト変更

もともと返却エリアにあった役員室は解体し、残したフロアに役員室を4部屋つくりました。2枚ガラスのパーテーションで間仕切りをした開放的な空間に。

パーテーションのガラスはすべて現場でカットしたので、少し時間がかかってしまいましたが先方の業務に支障をきたすことなく作業完了しました。

会議室のレイアウト変更

オフィス縮小に伴い、3部屋あった会議室の一部屋の扉位置を変更。扉がついていなかったLGS壁を解体し、会議室への通路をつくりました。

また、会議室内の壁のダイノックシート・クロス貼り作業を行い、清潔感のある木目調の壁が出来上がりました。

他の会議室のクロス貼りも丁寧に対応し、従業員の方が気持ちよく会議ができる空間を作ります。

執務室の什器を廃棄・買取

執務室にあった什器は、一部は工場への移設。他の不要な什器は買取を行います。残った什器を流用し、執務室に並べて電源立ち上げ位置の調整を行いました。

レイアウト変更をしてからも、従業員の方が業務をしやすいよう設備を整えます。その他、エントランスの改修や、返却エリアのテナントに別の企業が入居したときに備えて、防犯カメラの設置工事を行いました。

完工後は、先方にも喜んでもらえ、よい新しいオフィス環境づくりのサポートができました。

目的を明確にして効率的なオフィス縮小化を

オフィス縮小をすることで得られるメリットは多くありますが、縮小をするための目的が明確でない場合は、縮小による社員のモチベーションの低下や、業務効率低下の可能性を高めてしまいます。

失敗しないオフィス縮小を実行するためには、長期的な視点でオフィス縮小の目的を明確にして計画を立てることが重要です。

コストパフォーマンスを改善し、新しい働き方に柔軟に対応するオフィス縮小化を検討される場合は、私たちにおまかせください。

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